Zahlreiche Unternehmen sind aufgrund der Corona-Entwicklung aktuell gezwungen, ihre Büros ins Homeoffice zu verlagern. Doch von Zuhause arbeiten kann für viele Mitarbeiter zunächst ungewohnt und deprimierend sein, wenn nicht alles so funktioniert wie gewohnt. Das einzige Problem stellt dabei meist eine unzureichende Effizienz durch fehlende oder falsche Tools dar. In diesem Beitrag wollen wir euch zeigen, mit welchen Tools ihr euren Arbeitsplatz auf der Couch oder im Garten in ein effizientes Büro verwandeln und mit eurem Team connected bleiben könnt!
Microsoft Teams
Bei der Abstimmung mit seinen Kollegen, kann der ein oder andere direkt auf die erste Herausforderung stoßen. E-Mails mit langen Kommunikationswegen sorgen nicht ohne Grund für Unübersichtlichkeit und Chaos. Dabei gibt es so viele Tools, die genau das verhindern. Microsoft Teams beispielsweise ist bei weclapp das gängigste Kommunikations-Tool. Die Einteilung in verschiede Themenbereiche ermöglicht eine effiziente und schnelle Kommunikation zwischen allen Team-Mitgliedern. So ist jeder stets up-to-date und wichtige Themen oder Dokumente gehen nicht verloren. Auch Videokonferenzen oder Meetings sind für 4,20 € pro User im Monat problemlos möglich.
Microsoft Teams ist dabei als Basis Version (ohne Video- und Audiokonferenzen) beim Microsoft Cloud-Dienst Office 365 inbegriffen, weshalb dieses Tool so beliebt bei Unternehmen ist.
Chat in MS Teams (Bild: Microsoft News)
Zoom
Trotz #socialdistancing wollen wir doch alle irgendwo social bleiben und mit unseren Kollegen und Kunden in Kontakt bleiben. Gerade dafür sind Videokonferenzen besonders gut geeignet. Zoom bietet dabei die Möglichkeit bis zu 40 Minuten am Stück kostenlos Meetings in hochauflösender Qualität durchzuführen. Das Besondere an Zoom ist, dass die Bildschirme geteilt werden können und es einen Moderator für das Meeting oder die Konferenz gibt, zu dem sich alle anderen Mitglieder mit einem Zugangslink dazu schalten.
Videokonferenz in Zoom. (Screenshot: Zoom)
GotoMeeting
Mithilfe der GoToMeeting-App werden Meetings von überall aus möglich. Neben geschäftlichen Besprechungen ist hier auch die Vorstellung von Präsentationen durch Bildschirmübertragungen möglich. GoToMeeting ermöglicht eine effiziente und schnelle Vernetzung mit Kunden oder Kollegen, um so Aufgaben oder Probleme schnell besprechen zu können.
Google G Suite
Bei der Google G Suite handelt es sich um die Kernelemente Gmail, Google Docs, Google Drive und den Kalender. Das Besondere an diesen Anwendungen ist, dass sie cloudbasiert und somit von überall nutzbar sind. Mit Google G Suite können Aufgaben von überall verwaltet und in der Cloud gespeichert werden. So wird die Zusammenarbeit mit allen Kollegen zum Kinderspiel. Die Anwendungen sind in der Basis-Funktion bereits kostenlos enthalten, ein Upgrade zur Google G Suite lohnt sich für Unternehmen insbesondere aufgrund der GoBD-rechtlichen Absicherung von Mails und Daten. Zusätzlich steht bei der kostenpflichtigen Variante ein Cloud Speicherplatz von mindestens 30 Gigabyte zur Verfügung, wodurch alle wichtigen Mails, Präsentationen, Tabellen, Termine und Dateien an einem einzigen Ort zentral gespeichert und verwaltet werden können.
weclapp
Die Kundenbetreuung steht für viele Unternehmen an erster Stelle. Damit eure Kunden auch in der Krisenzeit eine 100%ige Betreuung bekommen, ist ein funktionierendes, übersichtliches System wichtig. Für die Kundenverwaltung nutzen wir bei weclapp, unsere eigene CRM-Software. Neben der Kundenbetreuung läuft ebenso der Vertrieb, das Projektmanagement, die Abrechnung, Buchhaltung und Collaboration über unser ERP-System. So können alle wichtigen Unternehmensprozesse mit nur einer Software gemeinsam und effizient gesteuert werden.
Asana
Die meisten Unternehmen nutzen wahrscheinlich bereits ein Projektmanagement-Tool. Und das ist gut so! Denn gerade in der Corona-Zeit ist es umso wichtiger, den Überblick über alle Aufgaben und deren Fälligkeitsdatum zu behalten. Im Homeoffice kann die fehlende direkte Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern schnell zum Verhängnis werden. Damit so etwas nicht passiert, ist Asana das ideale Task-Management-Tool für dein Unternehmen. Insbesondere bei großen Projekten mit mehreren Mitgliedern, kann sich die Koordination von Zuhause als schwierig herausstellen. Asana bietet dabei kostenlos (für bis zu 15 Mitglieder) die Möglichkeit Projekte virtuell abzubilden, gemeinsam Dateien zu teilen und Unteraufgaben auf die jeweiligen Teammitglieder zu verteilen. So weiß jeder, was zu tun ist!
Beispielhafte Projektverwaltung in Asana. (Screenshot: Asana)
Jira
Den Status eines Projektverlaufs zu verfolgen, erweist sich sowohl im Homeoffice als auch im Büro oftmals als schwierig. Insbesondere bei vielen Teammitgliedern ist eine intensive Absprache und Kommunikation notwendig, um die Ziele zu erreichen. Mithilfe von Tools wie Jira können nicht nur individuelle Workflows erstellt, sondern auch Fehler und Probleme verfolgt werden. Dadurch können sie schneller behoben und künftig vermieden werden. Jira hat sich mittlerweile deutlich weiterentwickelt und wird in den verschiedensten Anwendungsfällen von Anforderungs- und Testmanagement bis hin zur agilen Softwareentwicklung verwendet.
Aufgaben Board (Screenshot: Jira)
Confluence
Jeder hat es schon einmal erlebt, etwas 50 x erklären zu müssen. Über das Internet kann diese Kommunikation deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Confluence ist dabei das ideale Tool, um Wissen aller Teammitglieder als zentrale Informationsquelle zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich ist eine Zusammenarbeit an Projekten und eine Einbeziehung aller Mitarbeiter möglich, sodass niemand den Überblick über den Fortschritt des Projektes verliert.
Beispielhafter Projektplan mit Meilensteinen (Bild: Confluence, Screenshot: weclapp)
