Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen sind häufig beim Kunden vor Ort aktiv. Dann sind flexible Software-Lösungen gefragt, die unabhängig vom Standort durch den Anwender bedient werden können. Kundendaten abfragen, Lagerstatus überprüfen, schnell Kontakt mit den Kollegen aufnehmen und aktuell laufende Prozesse einsehen wird mit solchen Tools möglich. Allerdings nur, wenn diese in der Cloud betrieben werden. Dann genügen die Login-Daten der Anwender und ein Internetanschluss, um auf das ERP-System und die hinterlegten Daten zuzugreifen.
| Unternehmen | Standort |
| Acrelec GmbH | Unterschleißheim |
| Branche | Website |
| IT-Dienstleister | www.acrelec.com |
Auch das deutsche Team der Acrelec Gruppe, Hersteller von innovativen Shop-Systemen für Schnell-Restaurants und den Einzelhandel, hatte viele Jahre mit einem cloud-basierten CRM-System gearbeitet, wünschte sich aber nach strukturellen Veränderungen und stetem Wachstum eine neue Lösung, mit der sich sämtliche unternehmerische Aufgaben abbilden lassen sollten. Nach einer kurzen Recherchephase und einem kostenfreien Software-Test, entschied man sich für eine Cloud-Lösung made in Germany, die die gewünschte Flexibilität zulässt und dank der modularen Strukturierung über alle notwendigen Funktionen verfügt.
Die Herausforderung
Die Acrelec Gruppe ist heute mit 17 Niederlassungen in Europa sowie einer weiteren in den USA vertreten und beschäftigt rund 500 Mitarbeiter aus dem Lebensmittel- und Einzelhandels-Sektor. Mit ihren Lösungen für zukunftsfähige Fast Food-Restaurants und den Einzelhandel, bedient das Team eine Sparte, die sich im kontinuierlichen Wachstum befindet. Auch in Deutschland sind die Lösungen des Unternehmens bereits in einigen Geschäften zu finden. Vom Standort Unterschleißheim arbeiten acht Mitarbeiter für die Acrelec Gruppe in Deutschland.
Die internationalen Geschäftsaktivitäten und die Zusammenarbeit der Angestellten über Ländergrenzen hinweg, machten den Einsatz einer flexiblen ERP-Lösung bei Acrelec notwendig. Zwar hatte das Unternehmen am deutschen Standort bereits eine cloud-basierte Software im Einsatz, nach der Zusammenführung mit der Firma MDIS Services war jedoch ein Tool gefragt, mit dem die beiden Unternehmen zukünftig gemeinsam arbeiten sollten. Thomas Happe, technischer Leiter bei Acrelec, berichtet:
„Als wir mit MDIS fusionierten, stand für uns fest, dass wir auf jeden Fall wieder mit einer Cloud-Lösung arbeiten möchten. Die ausgelagerte Administration, die automatischen Backups und die unkomplizierte Datenablage waren Vorteile, die wir aus unserem Arbeitsalltag bereits kannten – und auf die wir nicht mehr verzichten wollten.“
Cloud-Lösung, die überzeugt
Online informierte sich Happe über in Frage kommende ERP-Lösungen in der Cloud und wurde schnell auf weclapp aufmerksam. Die Software des gleichnamigen Marburger Unternehmens schien alle gewünschten Anforderungen zu erfüllen. Schnell entschied sich das deutsche Acrelec-Team für den kostenfreien 30-Tage Test und probierte das System aus. Nur wenige Wochen später stand fest, dass man zukünftig mit weclapp zusammenarbeiten wollte.
„Die einfache Bedienbarkeit des ERP-Systems, die Stabilität der Software, die gute Kommunikation mit weclapp und die umfangreichen Updates haben uns letztendlich überzeugt.“
Nachdem man sich bei Acrelec für das weclapp-Paket Cloud ERP Handel entschieden hatte, fand im Frühjahr 2014 die Umstellung auf das neue System statt. Happe erinnert sich zurück:
„Die Implementierung ging zügig vonstatten. Wir haben die Software installiert und direkt angefangen, mit ihr zu arbeiten. Im Mai 2014 erstellte ich dann die erste Lieferung mit dem neuen System.“
Eine Schulung fand bei Acrelec nicht statt. Die IT-affinen Mitarbeiter kamen direkt mit der Lösung klar. Traten einmal Unklarheiten auf, genügte ein Anruf beim weclapp-Support, der meist sofort weiterhelfen konnte:
„Die ersten Monate hatten wir ein Supportpaket gebucht, das uns eine Reaktionszeit von 24 Stunden seitens weclapp garantierte und den kostenfreien Telefonsupport einschloss. Das war gerade in den ersten Wochen mit der neuen Software ungemein praktisch, weil wir so schnell alle Fragen klären konnten.“
Flexibles Team, flexibles Tool
Nicht nur der Betrieb in der Cloud, auch die umfangreiche Funktionsvielfalt der weclapp-Software ist für Acrelec attraktiv. Neben dem CRM zur Verwaltung der Kundendaten sind die Auftrags- und Artikelverwaltung, das Modul Finanzen mit integriertem Mahnlauf, das Buchhaltungsmodul mitsamt DATEV-Export, der Einkauf und die Lagerverwaltung fester Bestandteil der täglichen Arbeit mit der Cloud-Lösung geworden. Ganz zur Freude von Happe und seinen Kollegen:
„Alle unsere unternehmerischen Aufgaben lassen sich mit weclapp einfach abbilden. Vom deutschen Acrelec-Team nutzen derzeit fünf Anwender die Software. Davon arbeitet eine Kollegin aus dem Home Office. Durch den Betrieb in der Cloud ist das kein Problem.“
Ein weiterer Vorteil für das Team: Die Mitarbeiter sind häufig beim Kunden vor Ort aktiv – unter anderem in Österreich. Auch von dort können sie weclapp einfach nutzen.
„Und auf dem Sprung – am Flughafen oder im Zug – können wir jederzeit auf die benötigten Daten über weclapp zugreifen. Das ist ungemein praktisch.“
Langfristige Zusammenarbeit
Das Acrelec-Team ist mit weclapp rundum zufrieden. Neben Service und Support, überzeugt die klare Strukturierung der Lösung. Auch in den kommenden Jahren will das IT-Unternehmen weiterhin mit weclapp zusammenarbeiten. Eine Ausweitung der bestehenden Lizenzen ist ebenfalls denkbar, so Happe:
„Unser Business wächst und wächst – da ist ein gemeinsames Wachstum mit weclapp nur naheliegend und wünschenswert.“
Über das Unternehmen
2004 entschieden die beiden Franzosen Jacques Mangeot und Jalel Soussi, das Fast-Food-Restaurant der Zukunft zu schaffen. Mit technischen Neuerungen ausgestattet, sollte es Restaurant-Kunden auf aller Welt zukünftig möglich werden, ihr Essen an einem elektronischen Schalter zu ordern. Langes Anstehen und unnötiges Warten werden so vermieden. Um Ihre Vision wahr werden zu lassen, übernahmen die beiden IT-Experten das Unternehmen Acrelec und gründeten die Acrelec Group. Mit Erfolg: Mittlerweile kommen die Lösungen des Unternehmens nicht nur in Restaurants, sondern auch in Einzelhandelsketten in 49 Ländern auf der ganzen Welt zum Einsatz.
