HUNKLER verabschiedet sich von veralteten Lösungen und wechselt zu einem modernen ERP-System in der Cloud

Die HUNKLER GmbH & Co. KG, ein Systemhaus, das sich auf den Vertrieb von Lizenzen und Hardware zum Betrieb von Oracle spezialisiert hat, wickelte seit 2003 seine Prozesse mit einem ERP-System aus der Schweiz ab. Die Grundidee: Das auf Oracle basierende System auch in Deutschland zu vertreiben. Damit die Lösung optimal zum Workflow des Karlsruher Unternehmens passt, wurde innerhalb der Datenbank viel selbst realisiert. Die Änderungen ließen allerdings keine Updates zu. Mit den Jahren war die Software veraltet.

Die Ausgangssituation

Bei HUNKLER war ein veraltetes ERP im Einsatz, das ab einem bestimmten Punkt nicht mehr funktionierte. So wurde etwa die veraltete Buchhaltungsschnittstelle abgeschafft. Ebenso fehlte eine Schnittstelle zum selbst programmierten Projektmanagement und zum CRM-System. Ab diesem Punkt konnte das System nicht mehr sinnvoll eingesetzt werden.

Die Vision

Nach den schlechten Erfahrungen mit der eigens optimierten On-Premises Software sollte künftig eine Cloud ERP Lösung her, welche alle gewünschten Funktionen in sich vereint. Ein Bachelorand bei HUNKLER bekam die Aufgabe gestellt, eine solche Lösung zu finden. Auf Basis eines Anforderungskatalogs stieß er auf weclapp. „Damit hatten wir die Lösung gefunden, die in Sachen Funktionalität und Bedienbarkeit perfekt zu uns passt“, verrät Geschäftsführer Rainer Hunkler. „Und noch dazu hat uns das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt.“

„Wir wollten das Komplettpaket – und am besten ein System in der Cloud. Mit weclapp haben wir genau diese Lösung gefunden.“

Das Ergebnis

Ein Tool für alles

Alle zuvor im Einsatz befindlichen Insellösungen sind bei HUNKLER passé. Neben weclapp ist ausschließlich Lexware für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Einsatz. Die vorbereitende Buchhaltung wird in weclapp vorgenommen. Über die Importfunktion findet der Transfer der Daten zu Lexware und DATEV statt.

Flexibles Arbeiten

Der Betrieb in der Cloud bringt neue Möglichkeiten für flexibles Arbeiten. Die beiden HUNKLER-Standorte, Karlsruhe und Radolfzell, arbeiten Hand in Hand. Die Consultants greifen bei ihren Kunden und im Home Office auf das System zu. Es gibt keinen Serverraum mehr. Alles wurde komplett outgesourct. Jetzt kann sich die Kundenberatung ausschließlich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren; und der Vertrieb arbeitet in einem System. Hier sind alle Kundenangebote und -daten einsehbar.

„Die Kundenberatung ist unser Kerngeschäft, nicht die Verwaltung der eigenen Idee. Heute braucht jeder Mitarbeiter im Arbeitsalltag nur sein Notebook – mehr wird für eine effektive Zusammenarbeit nicht benötigt.“

Fehlerfreier Monatsabschluss

Der Monatsabschluss wurde zu einem echten Problem. Erst fand die Zeiterfassung statt, diese musste ausgedruckt, die Daten aus dem PDF manuell im ERP erfasst, alles in eine Rechnung eingefügt und letztendlich rausgeschickt werden. Mit weclapp kann man direkt aus der Zeiterfassung heraus eine Rechnung generieren.

„Der Monatsabschluss geht nun viel schneller von der Hand – und durch den Wegfall des manuellen Abtippens, haben wir die Fehlerquote drastisch verringert.“

Vereinfachte Angebotserstellung

Besonderes Highlight ist die Volltextsuche in weclapp. Sie hilft dem HUNKLER-Team dabei, Artikel mit kryptischer Artikelnummer schneller aufzufinden. Die Suche über das ganze System hinweg, beeindruckt die Belegschaft.

„Heute geben wir den Artikelnamen ein und finden sofort, was wir suchen. Und auch die E-Mail Archivierung bringt Ordnung ins Haus. Chancen, Angebote und vieles mehr werden einfach mit dem E-Mail-Verkehr verknüpft. Was uns natürlich auch gefällt sind die Updates, die in nicht allzu großen Abständen durchgeführt werden und oft genau die Änderungen enthalten, die wir uns gewünscht haben.“

Das Fazit

Mit weclapp ist es bei HUNKLER gelungen, sich für ein All-in-One System zu entscheiden, in dem alle Prozesse zusammenlaufen. Statt mehrere Insellösungen im Einsatz zu haben, wird aus einer Software heraus gearbeitet – und das unabhängig vom Standort und Betriebssystem.

„Das betriebs- und standortunabhängige Arbeiten macht mir das Leben als Geschäftsführer spürbar leichter. Abends kann ich von zu Hause aus alle Zahlen über mein Tablet oder Smartphone checken – und dann beruhigt schlafen gehen.“

Das erledigt HUNKLER mit weclapp:

✔ Neukundenakquise
✔ CRM
✔ Angebotserstellung
✔ Auftragsmanagement
✔ Projektmanagement
✔ Rechnungsstellung
✔ Zahlungsverwaltung
✔ Verwaltung eingehender und ausgehender Rechnungen
✔ Debitor und Kreditor
✔ FiBu-Schnittstelle für die Bank
✔ Anbindung von CleverReach für Marketingkampagnen
✔ Erfassung und Bearbeitung von Tickets