Eine 360 Grad Ansicht für alle Unternehmensprozesse und innerhalb einer Lösung – viele Agenturen und IT-Häuser wünschen sich genau das. In der Realität sieht der Arbeitsalltag jedoch ganz anders aus. Mit den Jahren kommen viele einzelne Tools zusammen, mit denen die unterschiedlichsten Aufgaben verfolgt werden: Von der Rechnungsstellung, über die Buchhaltung, bis hin zum Projektmanagement. Die Übersichtlichkeit und auch der Workflow leiden unter dem Einsatz mehrerer Insellösungen.
Auch IT-Häuser werden mit diesem Problem konfrontiert – gerade in den ersten Jahren ihres Bestehens, wenn ein funktionierender und einheitlicher Prozess noch nicht implementiert wurde. Paradox, schließlich finden die IT-Profis für ihre Kunden stets die besten Lösungen. Sie implementieren sie, sorgen für eine reibungslose Funktionalität und am Ende des Tages kann sich ein weiteres Unternehmen über einen funktionierenden Workflow freuen.
| Unternehmen | Standort |
| Minkenberg Medien GmbH | Heinsberg |
| Branche | Website |
| Agentur | www.minkenberg.de |
„Die Arbeit mit mehreren Insellösungen war nicht mehr zeitgemäß. Wir wollten flexibler werden, uns von überall aus einloggen können und ausschließlich in der Cloud arbeiten.“
Doch was ist mit dem IT-Haus selbst? Tatsächlich kann bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts das eigene System auf der Strecke bleiben. So auch bei der Minkenberg Medien GmbH, die Softwarehaus und Werbeagentur in einem ist. Hier setzte man jahrelang auf mehrere Insellösungen, um das Tagesgeschäft professionell abzubilden. Eine Zeit lang lief das gut. Doch wachsende Datenmengen und eine immer größer werdende Belegschaft gestalteten das Handling der Daten aus Buchhaltung, Finanzen und CRM zunehmend schwierig. „Die Verteilung der Daten über verschiedene Systeme hinweg musste ein Ende nehmen“, berichtet Elmar Bransch, Geschäftsführer der Agentur. Künftig sollte nicht nur das zeitraubende Zusammensuchen der Daten in den verschiedenen Tools wegfallen, sondern auch betriebssystemunabhängiges Arbeiten ermöglicht werden. Bei vielen der alten Systeme handelte es sich um Desktop-Lösungen. Diese waren nicht mit Windows 10 kompatibel, eben dem Betriebssystem, das bei Minkenberg Medien im Einsatz ist.
Auf der Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau
Die Lösung: Ein ERP- und CRM-System, das alle benötigten Funktionen in sich vereint und betriebssystemunabhängig agiert. Kunden- und Projektmanagement, Buchhaltung, Faktura und Finanzen sollten über das neue System abgewickelt werden können. Man analysierte den Markt, probierte sich durch verschiedenste Softwares durch und entschied sich letztendlich für weclapp. „Bereits nach Nutzung der kostenfreien Testversion stellten wir für uns fest, dass in diesem System alles ordentlich und mit Bedacht gelöst wurde“, erinnert sich Bransch zurück. „So konnten wir mit gutem Gefühl den Wechsel zu weclapp in Angriff nehmen.“
Der Wechsel in die Cloud, gerade im Fall einer Software-as-a-Service, ist Trend. Alleine 2018 beliefen sich die Ausgaben für solche Tools auf rund 79 Milliarden Euro. Bedenken wegen des Datenschutzes herrschen immer noch vor, doch wer selbst in der IT-Welt zu Hause ist und weiß, worauf es bei der Wahl der passenden Software ankommt, braucht sich keine Gedanken zu machen. Das bestätigt auch Bransch: „Manchmal ist es besser, die Datenhaltung und Pflege der Server an einen externen Dienstleister weiterzugeben, der sich genau auf diesen Bereich spezialisiert hat. Im Fall von weclapp wissen wir um die exzellenten Datenschutzbedingungen und vertrauen darauf.“ Die Bereitstellung von eigenen Servern sowie die Datensicherung könnte man bei Minkenberg Medien auch selbst übernehmen, im Arbeitsalltag wäre das allerdings mit einem kaum zu unterschätzenden Zeit- und Kostenaufwand verbunden.
„Bevor die Pflege der Serverinfrastruktur und die Datensicherung nur halbherzig erledigt werden, überlässt man diese Arbeit lieber den Profis und konzentriert sich auf sein Kerngeschäft.“
Der Wechsel in die Cloud hat der Agentur viele Vorteile gebracht. Dezentralisierung ist das Stichwort. Die Belegschaft ist nicht mehr an einzelne Rechner gebunden, die Rechnungsbuchung kann ortsunabhängig erfolgen. Überall, wo ein Internetanschluss zur Verfügung steht, kann auch gearbeitet werden. Zugleich wurden die Wünsche der Geschäftsführung wahr: Die vielen Einzellösungen sind passé, alles fließt in einem System zusammen und der Anspruch, eine 360 Grad Ansicht zu erhalten, wurde erfüllt. Lediglich das Projektmanagement wird weiterhin über ein anderes Tool abgewickelt. Bei diesem handelt es sich um ein jahrelang etabliertes und gelerntes System, auf das man in der Agentur nicht mehr verzichten möchte. Im Sinne eines optimalen Arbeitsprozesses ist die Software über eine Schnittstelle mit weclapp verbunden; die Arbeit innerhalb eines Tools bleibt somit weiterhin möglich.
365 Tage weclapp – 100% Prozessoptimierung
Das Herzstück der Arbeit bei Minkenberg Medien ist das Kundenmanagement. Hier steht die Pflege der Kontakte und Adressen der Kunden und Geschäftspartner im Vordergrund. Ebenso wichtig: Das Faktura-Modul, über das der Ein- und Verkauf, die Lieferscheinerstellung und das Rechnungsmanagement abgewickelt werden. Im Buchhaltungs-Tool hat das Team stets den Überblick zu Liquidität und Finanzstatus. Der Clou: Die Daten könne per Klick in einem DATEV-kompatiblen Format an den Steuerberater weitergeleitet werden. Eine Funktion, die Bransch und sein Team dankbar annehmen. Dank der sauberen Bereitstellung der Daten hat der Steuerberater der Agentur weniger Arbeit als zuvor.
„weclapp und DATEV sprechen die gleiche Sprache – das senkt die Kosten für die ausgelagerte Buchhaltung enorm.“
Was hat sich seit der Einführung des neuen Cloud ERP-Systems getan? Die komplette Faktura wurde in weclapp verlagert. Auf das vorher genutzte Programm, Sage GS Office, kann nun verzichtet werden. Für die Belegschaft der Heinsberger Agentur bedeutet das, dass von jedem Platz aus direkt mit den korrekten Kundendaten und den richtigen Artikeln gearbeitet werden kann. Zudem hat der einheitliche Arbeitsprozess innerhalb von weclapp die hauseigene Buchhaltung obsolet gemacht. Die Faktura wird so gut vorbereitet, dass der Steuerberater aus den Daten die Buchhaltung per Import erstellen kann. Danach muss diese nur noch justiert und kontrolliert werden. „Last but not least hat sich das Financial Controlling erheblich verbessert“, freut sich Bransch. „Das Zusammenfassen der Inseln macht es möglich.“
Alles im Blick, dank der 360 Grad Ansicht
Viele Lösungen, Datenchaos, umständliches Arbeiten mit mehreren Systemen: Das alles gehört nun der Vergangenheit an. Mit weclapp hat es das Agentur-Team geschafft, die Kundendaten sauber zu pflegen, einen jederzeit zugänglichen Kundenstamm bereitzuhalten, den Kundenstatus im Blick zu behalten, die Buchhaltung einfacher zu gestalten und allzeit die Liquidität einzusehen, wobei letzteres eine bessere Aufstellung in der Finanzplanung ermöglicht hat.
„Wir haben das komplette Kundenmanagement in weclapp verlagert.
Alle Kunden, Kontakte, Angebote, Aufträge und Rechnungen sind nun in jeweils einer Kundenakte vereint.“
Es ist die vollumfängliche 360 Grad Ansicht, die Bransch und sein Team von weclapp überzeugt hat. Ebenso wie die Flexibilität der Lösung: Cloud-Software muss nicht starr sein, das stelle weclapp unter Beweis. Das Team pflegt eine freundschaftliche Beziehung zum weclapp-Team und kann über seinen Ansprechpartner jederzeit Änderungs- und Verbesserungswünsche äußern, die im Regelfall auch umgesetzt werden. Kurz gesagt: weclapp ist eine Lösung für viele Unternehmen, aber der Einzelne bleibt mit seinen besonderen Wünschen und Anforderungen nicht auf der Strecke. Ein echter Benefit, den man bei Minkenberg Medien nicht mehr missen möchte.
Über Minkenberg Medien
Bei Minkenberg Medien hat man sich zum Ziel gesetzt, die Marken der Kunden zum Leben zu erwecken. Dabei orientiert sich das dynamische Team an der individuellen Ausgangssituation jedes Kunden und entwickelt eine passgenaue Strategie, die dem Markenbild entspricht. Das Unternehmen agiert dabei unabhängig und flexibel: Marketingexperten, Designer und Entwickler arbeiten jederzeit gemeinsam daran, Lösungen für die Herausforderungen ihrer Kunden zu finden.
