Eine Software für alles: Umfangreiche ERP-Lösung für das tägliche Geschäft

Mit dem Erfolg kommt die Bürokratie. Wer in Deutschland ein Unternehmen führt weiß, was es neben dem Kerngeschäft alles zu tun gibt: Kundendaten verwalten, Rechnungen schreiben und Projektabläufe koordinieren – das kostet Zeit und benötigt einiges an Organisationstalent. Doch mit modernen ERP-Lösungen lassen sich eben diese Aufgaben schneller abwickeln. Auch die Mynetworx GmbH wünschte sich eine solche Software.

Die Herausforderung

Zwar hatte das Unternehmen bereits entsprechende Tools im Einsatz, wollte aber von mehreren Einzellösungen auf eine einzige, umfassende Software umsatteln. Die Schwierigkeit: Trotz der Funktionsvielfalt sollte die neue ERP-Lösung nutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet sein. Zudem wünschte man sich die Bereitstellung sämtlicher Daten in der Cloud. Bei einem deutschen Software-Unternehmen wurde man schließlich fündig.

Passende Softwarelösung für das Alltagsgeschäft

Die Mynetworx GmbH hat sich auf die Entwicklung und Kreation von Unternehmensauftritten mit Schwerpunkt Webentwicklung und -design spezialisiert. Zudem gehört die Gestaltung und Umsetzung von hochwertigen Printprodukten zu ihrem Portfolio.

Seit rund zehn Jahren ist das junge, motivierte Team am Markt der neuen Medien aktiv. Mit wachsendem Kundenstamm und zunehmendem Erfolg kamen immer mehr Softwarelösungen in dem IT-Unternehmen zum Einsatz, mit denen das Alltagsgeschäft abgewickelt wurde. Ob Abrechnung, Ticketsystem oder CRM – für jede Aufgabe gab es ein Tool. Es musste jedoch erst noch ein passendes System gefunden werden. René Müller, Geschäftsführer von Mynetworx, erinnert sich:

„Auf Dauer wurde es mühselig, mit so vielen einzelnen Lösungen arbeiten zu müssen, aus diesem Grund beschlossen wir 2012 den Umstieg auf eine Software, die alle Tools in sich vereinen sollte.“

Auf der Suche nach dem Rundum Sorglos-Paket

Für das vierköpfige Team stand fest, dass sich etwas verändern musste. In einem Anforderungskatalog legte man schließlich alle Pflichten und KO-Kriterien für die gesuchte Software fest.

„Dabei lag unser Fokus ganz klar auf einem Ticketsystem – unsere Onlinerecherche hatten wir dementsprechend zunächst auf das Thema Helpdesk beschränkt.“

Schließlich stieß man auf die Cloud-Lösung des Marburger Software-Unternehmens weclapp und merkte schnell, dass diese Software mehr konnte, als zunächst vermutet.

„Das war super, denn plötzlich hatten wir eine Software gefunden, die nicht nur über ein modernes Ticketsystem verfügte, sondern über all diejenigen Module, die unsere bisher im Einsatz befindlichen Einzellösungen ablösen konnten.“

Mynetworx testete die weclapp Software zunächst für einen Monat kostenfrei, um zu überprüfen, wie gut sich die Lösung in den Arbeitsalltag des Teams integriert. Doch bereits nach wenigen Tagen wurde klar, dass das Tool genau das leistete, was man sich von ihm erwartet hatte. Das bestätigt auch Müller:

„weclapp bot genau das, was wir brauchten. Nicht zu viel und nicht zu wenig – einfach perfekt!“

Alles Weitere wurde im persönlichen Gespräch mit den weclapp-Mitarbeitern geklärt. René Müller berichtet erfreut:

„Hatten wir spezielle Wünsche, haben wir bei weclapp angerufen und sind stets auf offene Ohren gestoßen. Meist waren die gewünschten Funktionen bereits für das nächste Update vorgesehen.“

Cloud als Pluspunkt

Dass weclapp eine Cloud-Software ist, hat Mynetworx zunächst nicht in seiner Entscheidung beeinflusst, doch als das Team die Vorteile einer solchen Lösung im Alltag erkannte, wollte es diese nicht mehr missen. Das Team hält sich häufig bei seinen Kunden vor Ort auf und ist deshalb sehr dankbar, eine Lösung gefunden zu haben, die mobil einsetzbar ist und zugleich zuverlässig arbeitet. Dies bestärkt der Geschäftsführer:

„Und das Beste: weclapp wird von Tag zu Tag besser. Es ist ein lebendes Produkt – das ist das tolle am Betrieb in der Cloud.“

Ende 2012 wurden schließlich das weclapp Paket Cloud ERP Dienstleistung und das Helpdesk-Modul beim nordrhein-westfälischen Unternehmen implementiert. Zunächst pflegte man die Kundendaten ein. Danach tastete sich das Team Stück für Stück an die einzelnen Bereiche der Software heran. Erst wurde ausschließlich mit dem Helpdesk gearbeitet, dann stiegen die Anwender in den Rechnungsbereich ein und schließlich erschloss man die gesamte Funktionsvielfalt für sich. Eine Schulung war nicht notwendig, da die Software für das IT-affine Team intuitiv zu bedienen war. Bei speziellen Fragen wendete sich Müller einfach per Mail oder telefonisch an den weclapp Support, der ihm immer sofort weiterhelfen konnte.

„Und wenn wir doch mal in einen Funktionsbereich tiefer einsteigen wollten, nutzten wir die kostenfreien Webinare von weclapp.“

Heute sind drei Module die Grundsäulen der täglichen Arbeit bei Mynetworx: Das Helpdesk mit integriertem Ticketsystem, die Projektmanagement-Software und das Auftragswesen. Müller erklärt:

„Wir arbeiten viel auf Projektbasis und sind deshalb auf ein funktionales Projektmanagement angewiesen. Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen ist ebenso Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Der Helpdesk erleichtert uns die Abarbeitung von Kundenanfragen – durch das Ticketsystem geht keine Anfrage verloren und wird zeitnah beantwortet.“

Auch unterwegs immer erreichbar

Das Team von Mynetworx nutzt die weclapp-Software nicht nur an seinem Hauptstandort in Dülmen – auch von unterwegs, beim Kunden vor Ort und im Home Office kommt die Cloud-Lösung regelmäßig zum Einsatz. Bei der Bedienung traten dabei bisher nie Probleme auf. Müller betont:

„Der Aufbau ist in allen Bereichen der Software gleich. Wir konnten uns alle schnell orientieren und finden auch nach Updates sofort wieder den Draht zur Software.“

Das Team ist sich sicher, dass die Entscheidung für weclapp die richtige war. Die Lösung wird durchweg positiv bewertet. Gibt es Verbesserungswünsche, werden diese direkt an das Team von weclapp weitergegeben, die diese bei der Weiterentwicklung der Software berücksichtigt.

„Wir sind einfach froh, nun eine integrierte und stimmige Lösung im Einsatz zu haben. Die Verzahnung sämtlicher Kern- und Arbeitsdaten spart uns zudem eine Menge Zeit. „Wir finden schnell alle Infos, die wir für den geregelten Arbeitsablauf brauchen, können eine deutliche Effizienzsteigerung verzeichnen und sind für die gesteigerte Transparenz – insbesondere im Helpdesk – sehr dankbar. Die Dokumentationsfunktionen sind zudem ungemein praktisch, da wir nun auch die Kunden transparent und detailgenau über unsere Arbeit und Aufwände informieren können.“

Müller freut sich bereits auf die weitere Entwicklung und all das, was noch kommen mag – besonders auf die Umsetzung seines Feedbacks. Der Consulter ist sich aber bereits heute schon sicher, dass die Nutzung der weclapp-Lösung weiter ausgedehnt wird.

„Einige Lizenzen werden sicher noch dazukommen. Nicht zuletzt, weil sich weclapp immer als zuverlässiger Partner erwiesen hat. Egal was uns versprochen wurde – alle Aussagen haben sich stets bestätigt. Der Umstieg war auf jeden Fall die richtige Entscheidung.“

Über Mynetworx

Von den Fähigkeiten einer Werbeagentur bis hin zum Know-How eines IT-Dienstleisters, deckt das kleine Team von Mynetworx ein breites Spektrum an unterschiedlichen Anforderungen ab. Internet, Design und Netzwerke - die neuen Medien sind das Metier des vierköpfigen Teams, das sich neben Webdesign und -Development dem Grafikdesign und dem IT-Consulting verschrieben hat.