Dienstleistung bedeutet: Für den Kunden da sein. Egal zu welcher Zeit und an welchem Ort. Das weiß auch das Team der Sempact AG, das an rund 310 Tagen im Jahr für seine Kunden in Deutschland unterwegs ist. Eine reibungslose Kommunikation und eine perfekte Organisation sind für den Außendienst ein absolutes Muss. Zur Abbildung der Vertriebsprozesse wurden zunächst Word-Dokumente und Excel-Tabellen genutzt. Doch auf Dauer musste ein flexibles Tool her, das sich auch aus Hotel, Bahn und beim Kunden vor Ort bedienen lässt. Zugleich sollte der kaufmännische Bereich mit der Software-Lösung erledigt werden und die Kommunikation der Kolleginnen und Kollegen untereinander digital in Echtzeit erfolgen.
| Unternehmen | Standort |
| Sempact AG | Landsberg am Lech |
| Branche | Website |
| Dienstleister | www.sempact.de |
Auf der Reise zur richtigen Lösung musste das Sempact-Team immer mehr erkennen: Eine aufgeblasene On Premises-Software kommt nicht in Frage. Also setzten sich die Energieberater zusammen und erstellten ein Lastenheft, in dem alle Ansprüche, die ein moderner Dienstleister an eine ERP-Software stellt, aufgelistet wurden. Zu den wichtigsten Punkten gehörten 1. eine direkte Anbindung zum Steuerberater und 2. die Möglichkeit, über den Browser auf die Software zugreifen zu können. Diese Anforderungen wurden im Laufe der Jahre immer offensichtlicher. „Wir sind seit 2011 am Markt“, so Thomas Schedl, Vorstand der Sempact AG.
„Die ersten Monate behalfen wir uns mit Word-Dokumenten und Excel-Listen. Doch mit wachsendem Kundenstamm wurde das einfach zu aufwendig.“
Eine Cloud-Lösung, die hocheffizient arbeitet
Man machte sich auf die Suche nach einem Produkt, mit dem sich die Prozesse im kaufmännischen Bereich und Vertrieb abbilden lassen. Gesucht wurde eine Cloud-Lösung, in der die Berater zeitgleich Informationen einsehen und pflegen können. Während der Online-Recherche stieß man schließlich auf das ERP-Paket einer deutschen Software-Firma in Marburg: weclapp.
Die Cloud Software konnte direkt bei Sempact punkten, verrät Schedl.
„Wir mussten intern keine IT-Strukturen aufbauen, die Ressourcen und Geld verschlingen. Stattdessen haben wir eine Cloud-Lösung an der Hand, die hocheffizient arbeitet und mit der sich alle Auswertungen erledigen lassen.“
Und das auch beim Kunden vor Ort. Für das bayerische Team, das sich als Dienstleister einen Großteil der Zeit bei seinen Kunden aufhält, ein absolutes Muss.
Von der aufgeblasenen ERP-Software zur smarten Cloud-Lösung
Im Vertrieb war bei Sempact eine Zeit lang das Microsoft CRM im Einsatz, verrät Schedl.
„Die Software hatte alle Funktionen, die wir brauchten. Auf Dauer mussten wir jedoch feststellen, dass die Lösung einfach zu fett für unsere Zwecke ist. Wir wollten vom mächtigen Marktführer-Tool auf eine schlanke, smarte Lösung wechseln.“
Mit dem Wechsel zu weclapp sei das gelungen. Die Belegschaft kann mit den ineinandergreifenden Modulen der Software mehrere Bereiche im Arbeitsalltag abdecken. Etwa die Buchhaltung, die mit dem steten Wachstum immer aufwändiger wurde. Mit der neuen Software hat das Team einen transparenten Buchungsprozess und eine direkte Schnittstelle zum Steuerberater. „Der ausgiebige Papierkram in Sachen Steuer und Belege hat sich deutlich verschlankt“, freut sich Schedl. Zudem habe sich der kaufmännische Prozess zum Kunden verbessert.
„Angebote und Rechnungen schreiben geht jetzt ganz einfach – und von überall aus.“
Ebenfalls ein wichtiger Baustein für die Arbeit des Sempact-Teams: das Vertragsmanagement. Die Überwachung und Pflege der Verträge sei noch nie so einfach gewesen, berichtet Schedl.
Früher: Eine halbe Stunde. - Jetzt: Zwei Minuten
Johannes Barnbacher, IT-Spezialist im Unternehmen, hat sich während der Implementierung intensiv mit der Software auseinandergesetzt und die Möglichkeit kostenfreier Webinare durch weclapp wahrgenommen.
Intern gab Barnbacher sein Wissen an seine Kolleginnen und Kollegen weiter. Eine aufwändige Schulung entfiel dank der Nutzerfreundlichkeit der Software. Schedl bestätigt die herausragende Usability von weclapp:
„Die Software ist intuitiv bedienbar. Unklarheiten gibt es so selten – und wenn, können wir bei weclapp nachfragen.“
Meist findet das Team aber bereits intern eine Lösung.
Die Einarbeitungszeit hat sich in jedem Fall gelohnt. Während früher etwa 30 Minuten für die Erstellung eines Angebots vonnöten waren, brauchen die Mitarbeiter bei Sempact jetzt nur noch zwei Minuten von der Erstellung bis zum Versand des Angebots.
Voll flexibel mit der App
Jeder Mitarbeiter des Beraterteams ist jährlich rund 50 Tage im Büro. „Die restliche Zeit sind wir unterwegs zu unseren Kunden und führen Vor-Ort-Beratungen durch. Da ist weclapp als Cloud-Lösung genau das Richtige“, so Schedl.
„Besonders toll finde ich die weclapp App. Mit ihr habe ich alle meine Kontakte immer dabei und kann direkt über die Telefonanlage aus meinem Auto mit meinen Kunden telefonieren.“
Schon nach kurzer Zeit wurde weclapp bei Sempact von sieben Anwendern genutzt und von allen bestens angenommen. „Für uns ist die Software die eierlegende Wollmilchsau. Sobald die Frage aufkommt ‚Wie mache ich das?’ kommt sofort die Antwort ‚Einfach mit weclapp’“, freut sich Schedl. Besonders freut man sich über den automatischen E-Mail Import. Der gesamte Outlook Kalender mit Aufgaben und Kontakthistorien kann direkt innerhalb von weclapp abgerufen werden. Ein Wechsel zwischen E-Mail Programm und ERP-Software entfällt.
Das ist aber nicht die einzige praktische und zeitsparende Funktion für das Sempact-Team. Ohne weclapp bräuchte man bei dem bayerischen Unternehmen eine Innendienstkraft in Vollzeit mehr. Schedl drückt das in Zahlen aus: „Für mich wären das jährlich rund 50.000 Euro zusätzlich, die ich investieren müsste. Da ist weclapp deutlich günstiger. Die Preis-Leistung stimmt.“
Projektmanagement für die Zukunft
Bei Sempact hat man sich für das weclapp-Paket Cloud ERP Dienstleistung und das Vertragsmanagement entschieden. Neben Modulen wie dem Angebotsmanagement, der Zeiterfassung, der Artikelverwaltung und dem Rechnungsprogramm gibt es auch ein Tool für das Projektmanagement. In dieses Modul will man sich bei Sempact noch einarbeiten, um die Projektarbeit zu optimieren und im Außendienst noch flexibler agieren zu können.
Doch das hat keine Eile. Alleine das Angebotsmanagement und das übersichtliche Dashboard seien bereits eine enorme Arbeitserleichterung, verrät Schedl.
„Das individuelle Dashboard ist mein persönliches Highlight. Ich habe es mir so eingerichtet, dass ich direkt nach dem Login sehen kann, welche Aufträge reingekommen sind, was fakturiert worden ist, wie viele Angebote draußen sind und welches Volumen an Auftragsbestand wir haben. Kurzum: Ich sehe auf einen Blick, wie es der Firma geht.“
Über Sempact
Wer Energie intelligent einsetzt, gewinnt Stärke. Das ist das Credo der Sempact AG. Gesetze und Vorschriften zum Thema Energie gibt es in Hülle und Fülle. Das Sempact-Team hat sich zum Ziel gesetzt, Maßnahmen für mehr Energieeffizienz zu entwickeln, die den Kunden einen direkten Vorteil bieten – sowohl finanziell gesehen als auch im Sinne künftiger Generationen, die von der Ressourcenschonung profitieren. Aus diesem Grund setzen sich die Energieeffizienzcoaches konsequent für anhaltende Verbesserungen ein: ökologisch, ökonomisch und stets unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben.
