GoBD-konformes Arbeiten? Mit dem ERP-System von weclapp kein Problem! weclapp trägt den GoBD-Grundsätzen Rechnung und erfüllt damit alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße IT-gestützte Buchführung. Als weclapp-Nutzer könnt ihr somit sicher sein, eure steuerrelevanten Daten bei einer Betriebsprüfung jederzeit ordnungsgemäß bereitstellen zu können.
Welche Relevanz haben die GoBD und was heißt das für euer ERP-System?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) definieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine korrekte IT-gestützte Buchführung.
Sie wurden im Januar 2015 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) eingeführt und lösten mit ihrem Inkrafttreten die beiden Rechtsvorschriften GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) ab. Seither gelten die GoBD für alle steuerpflichtigen Unternehmen – ganz unabhängig von ihrer Größe.
Da das Finanzamt im Falle von Verstößen gegen die GoBD oft Einnahmen hinzuschätzt und Steuernachzahlungen einfordert, ist die Einhaltung der Grundsätze zweifellos wichtig. Umso bequemer ist es, wenn ihr euch darauf verlassen könnt, dass weclapp eure Daten stets GoBD-konform verarbeitet und exportiert. So könnt ihr sicher sein, dass eure im Rahmen einer Betriebsprüfung als Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) angeforderten Daten korrekt an die Finanzverwaltung übertragen, dort maschinell gelesen und problemlos ausgewertet werden können.
Welche Anforderungen beinhalten die GoBD und wie erfüllt weclapp sie?
Als GoBD-konforme ERP-Software setzt weclapp die Vorschriften der GoBD vollständig um. Doch um welche Anforderungen handelt es sich dabei eigentlich konkret? Die GoBD-Grundsätze lassen sich im Kern auf fünf Aspekte konzentrieren:
Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Für jede steuerlich relevante Buchung muss ein Beleg hinterlegt sein. Wie mit elektronischen Belegen umgegangen wird, ist in einer Verfahrensdokumentation darzulegen.
✔ In weclapp werden deshalb alle Verarbeitungen lückenlos erfasst. Eine revisionssichere Ablage, Workflows und Zugriffsbeschränkungen sorgen für die Einhaltung des Grundsatzes. So bleiben alle Vorgänge auch für Dritte leicht verständlich.
Vollständigkeit & Richtigkeit: Die GoBD verlangen die vollständige, lückenlose und wahrheitsgemäße Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle gemäß festgelegter Aufbewahrungsfristen.
✔ weclapp speichert eure Daten sicher und zuverlässig im zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Für eine vollständige und richtige Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls werden E-Mails, Rechnungen und gleichartige Belege direkt dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
Zeitgerechte Erfassung: Sämtliche Geschäftsvorfälle sind laut GoBD zeitnah zu buchen. Abhängig von der Art der Transaktion, muss die Buchung noch am selben Tag oder innerhalb eines Zeitfensters von bis zu zehn Tagen erfolgen.
✔ Mit weclappPOS, dem cloudbasierten Kassensystem von weclapp, ist die ordnungsgemäße Kassenführung kinderleicht. Verkaufsbelege werden via Scanner oder Smartphone-App einfach direkt ins System geladen, sodass alle Vorgänge immer up-to-date sind. Der weclapp Kontierungsassistent sorgt schließlich für die schnelle Verarbeitung sämtlicher buchungsrelevanter Informationen.
Ordnung: Damit die Vermögens- und Ertragssituation eines Unternehmens schnell überblickt werden kann, schreiben die GoBD eine strukturierte Erfassung von Buchungen und die schnelle Auffindbarkeit aller zugehörigen Dokumente vor.
✔ weclapp ermöglicht die nachvollziehbare Verknüpfung von Belegen und Buchungen. Die praktische, innovative Suchfunktion sorgt dafür, dass alle benötigten Informationen und Dokumente zu jeder Zeit auffind- und abrufbar sind.
Unveränderbarkeit: Dieser Grundsatz zielt darauf ab, dass die ursprünglichen Inhalte von Aufzeichnungen und Buchungen stets einsehbar bleiben. Sämtliche Veränderungen sind laut GoBD lückenlos zu dokumentieren.
✔ Berechtigungseinstellungen gewährleisten in weclapp die Unverlierbarkeit der Daten. Elektronische Informationen und hochgeladene Dateien können nicht mehr gelöscht werden. Für jedes Dokument wird immer auch die vollständige Versionshistorie gesichert, sodass die Anforderung der Unveränderbarkeit stets erfüllt bleibt.
Mehr Zeit für das wirklich Wichtige
Als weclapp-Anwender seid ihr auf der sicheren Seite. weclapp unterstützt euch dabei, steuerliche und rechtliche Vorgaben einzuhalten und jederzeit GoBD-konform zu arbeiten. Im Kontext einer Betriebsprüfung könnt ihr eure Daten der Finanzverwaltung also problemlos ihren Anforderungen entsprechend zur Verfügung stellen. Das gibt euch Sicherheit und verschafft euch mehr Zeit, um euch auf euer Kerngeschäft zu fokussieren.
