Was ist eigentlich SEPA?
SEPA steht für Single Euro Payments Area und soll den bargeldlosen Zahlungsverkehr innerhalb Europas vereinheitlichen. Grund für die Einführung von SEPA waren die vielen unterschiedlichen nationalen Lösungen, die im parallelen Einsatz nicht selten zu Problemen führten.
Gerade der Handel über Ländergrenzen hinweg war dadurch beeinträchtigt und verkompliziert. Die wirtschaftliche Zusammenarbeit sollte verbessert werden. Ziel bei der Einführung von SEPA war also vereinfacht gesagt, internationalen Händlern und Bankkunden das Leben zu erleichtern. Dank SEPA macht es nun keinen Unterschied mehr, ob die bargeldlose Zahlung im Inland oder grenzüberschreitend in eines der aktuell 34 teilnehmenden Staaten getätigt wird.
Was im Resultat so schön entlastend klingt, hatte es für viele Unternehmen in der Umsetzung jedoch in sich. Wer seine Lastschriften seit jeher über das DTA-Verfahren getätigt hatte, musste sich 2014 neu orientieren. Denn seitdem sind ausschließlich SEPA-Lastschriften möglich. Mit der bloßen Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC ist es leider nicht getan. Europaweit müssen nun XML-Dateien verwendet werden.
Die SEPA-Lastschrift – verschiedene Verfahren
Das Verfahren für die SEPA-Lastschrift stellt einige Anforderungen und die Regeln sind komplizierter. Es gibt zum einen die SEPA-Basis-Lastschrift und zum anderen die SEPA-Firmen-Lastschrift. Ersteres beinhaltet einen Erstattungsanspruch bis zu 8 Wochen ab Belastung. Die SEPA-Basis-Lastschrift wird beispielsweise genutzt, um den monatlichen Mitgliedsbeitrag für Fitnesskurse zu bezahlen. Verwendet wird sie also zwischen Unternehmen und Kunden. Die SEPA-Firmen-Lastschrift hingegen ist ausschließlich für Geschäftsverkehr gedacht, bei diesem SEPA-Lastschrift-Verfahren besteht kein Anspruch auf Erstattung.
Das SEPA-Lastschriftmandat
Hierbei handelt es sich um die rechtliche Legitimation, das SEPA-Lastschriftmandat ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag einzuziehen. Zu beachten sind für das SEPA-Lastschriftmandat die Unterscheidung in einmalige und wiederkehrende Zahlungen. Zwingend notwendig ist das SEPA-Lastschriftmandat in schriftlicher Form. Der Mandatsgeber muss also ein unterschriebenes Formular versenden, unabhängig davon, ob Endverbraucher oder Unternehmen.
SEPA-konforme Lastschriftdateien erzeugen mit weclapp
weclapp ermöglicht die Erstellung von Lastschriftdateien nach dem Standard ISO 20022. Dabei können SEPA-Dateien auch für mehrere Rechnungen auf einmal erzeugt werden. Die erzeugten SEPA-XML-Dateien können dann manuell in die eigene Bankensoftware, wie zum Beispiel SFirm übertragen und ausgeführt werden.
Um SEPA-Lastschriftdateien zu erzeugen und zu verarbeiten, sind SEPA-Mandat-Stammdaten von Nöten. Dafür gibt es in weclapp sowohl die Möglichkeit der einfachen Mandatsverwaltung am Kunden, als auch die erweiterte vollständige Mandatsverwaltung. Bei ersterer können das Mandatsdatum sowie die Mandatsreferenz eingetragen werden. Die Mandatsreferenz ist ein individuelles Kennzeichen und dient der eindeutigen Identifizierung. Diese einfache Mandatsverwaltung ist für kleinere Unternehmen geeignet, die lediglich ein eigenes Bankkonto haben, über welches die Lastschriften eingezogen werden. In diesem Fall hat auch der Kunde meist nur ein Konto und die entsprechende Bank stellt keine sonderlichen Ansprüche an den SEPA-Auftrag.
Bei der erweiterten Variante hingegen sind viele Individualisierungen des SEPA-Auftrags möglich:
- Individuell das eigene Bankkonto festlegen, von welchem entsprechende Aufträge eingezogen werden sollen
- Individuell das entsprechende Konto des Kunden wählen, von dem eingezogen werden soll
- Mehrere Mandate pro Kunde können hinterlegt werden
- Bedarfsorientiert wichtige Attribute bestimmen, wie beispielsweise Erst-Einzug, Folgeeinzug, Einmal- oder Mehrfachmandat
Achtung: Viele Banken achten sehr genau auf diese Attribute und weisen gegebenenfalls die Datei ab. So sollte beispielsweise nicht das Attribut „Folgeauftrag“ gewählt werden, wenn kein entsprechender Erstauftrag stattgefunden hat.
Wie gehe ich in weclapp vor?
- Unter „Mein weclapp/Unternehmensdaten“ die eigene Gläubiger-ID eintragen
- eigene Hausbank unter „Einstellungen/Finanzen/Hausbanken“ anlegen
- Ein erweitertes SEPA Mandat anlegen oder das Mandatsdatum und die Referenz am Kunden hinterlegenst
- Rechnung für den Kunden erzeugen, Zahlart auf „SEPA Lastschrift“ setzen
- In der Rechnungsübersicht auf „Lastschrift“ klicken, Zeitraum für die Rechnungen die berücksichtigt werden sollen auswählen und Dateien erzeugen lassen
Ausblick
Natürlich feilt unser Team ständig an der Verbesserung der Software. So wird gerade an der automatischen Verarbeitung von Rücklastschriften gearbeitet. Außerdem sind SEPA-Sammellastschriften geplant, also eine Sammeldatei für alle Belege des ausgewählten Zeitraumes. In Kürze wird es zudem eine Bankenschnittstelle geben. Über diese kann der entsprechende SEPA-Auftrag dann ohne Umwege direkt per XML-Datei an die Bank übertragen werden.
Weiterführend: Einspielen der SEPA-Lastschriften in SFirm
SFirm ist eine Electronic-Banking-Software für Unternehmen, zur Steuerung der Finanzen.
Für die Einspielung der SEPA-Lastschriften in SFirm hat man zwei Möglichkeiten:
- Import der SEPA-Lastschriften direkt in den Pool
- Import der SEPA-Lastschriften in einen Zahlungsordner
Bei der 1. Option kopiert man die XML-Datei einfach in den Dateiordner auf das eigene Laufwerk, auf den SFirm für die Zahlungen zugreift. Anschließend klickt man in SFirm auf den Punkt „DFÜ-Auftrage“, um zu aktualisieren. Die Zahlungsdatei steht dann im Pool unter „Fremddateien“ bereit. Diese kann direkt unterschrieben und versendet werden.
Bitte beachten: bei dieser Option können die Zahldaten in SFirm nicht mehr geändert werden, falls dies nötig sein sollte.
Bei der 2. Option wählt man Datei -> DTA-Dateien -> Importieren aus. Es öffnet sich ein Windows-Fenster in dem man die zu importierende XML-Datei auswählen kann.
Nach Auswahl öffnet sich das Fenster „Informationen zur SEPA XML-Datei“. Die Daten sind hier soweit vorgegeben. Es sind nur im unteren Bereich Anpassungen vorzunehmen, damit es wie folgt aussieht:
Anschließend „Importieren“ auswählen.
Man wird nach dem Import gefragt, ob die Importdatei aus dem Urprungsordner gelöscht werden soll. D.h. die XML-Datei würde vom PC gelöscht werden. Ist dies nicht gewünscht, „nein“ auswählen.
Die Zahlungsdatei steht nun in SFirm unter „SEPA-Lastschriften“ bereit. Bei Bedarf können hier noch Änderungen der Zahldaten vorgenommen werden. Wenn alles in Ordnung ist, kann der Zahlungsordner in den Pool ausgegeben und dort unterschrieben werden.
