Anzahlung
Was ist eine Anzahlung?
Eine Anzahlung ist ein Vorschuss, den ein Auftraggeber an einen Hersteller oder Lieferanten bezahlt. Die Teilzahlung dient als Sicherheit für die beauftragte Leistung oder Lieferung. Steuerlich werden Anzahlungen wie gewöhnliche Rechnungsposten behandelt.
Von Anzahlungen wird im Geschäftsleben immer dann gesprochen, wenn ein Käufer eine Teilzahlung für Waren oder Leistungen durchführt, noch bevor eine Leistung seitens des Auftragnehmers erfolgt ist. Der Kunde leistet somit eine Art „Vorschuss“. Diese Teilzahlung dient als Sicherheit, dass der Käufer die Leistung garantiert erhält. Für Unternehmen bieten Anzahlungen wiederum mehr Planungssicherheit, weil der Kunde bereits Geld vorstreckt. Die Anzahlung wird in der Abschlussrechnung ausgewiesen und von der Gesamtsumme abgezogen.
Für beide Seiten ergibt eine Teilzahlung immer dann Sinn, wenn:
- Produkte oder Dienstleistungen sehr teuer sind (z.B. bei einem Großauftrag, der mehr als die Hälfte des monatlichen Umsatzes ausmacht).
- Produkte oder Dienstleistungen mit hohem individuellen Planungsaufwand verbunden sind und die Zeitspanne von der Beauftragung bis zum Auftragsabschluss länger ist (z.B. bei einem Projekt, das über mehrere Monate geplant, bearbeitet und schließlich beendet wird).
Wie wird die Höhe einer Anzahlung bestimmt?
Es gibt keine Vorgaben über die Höhe einer Anzahlung. Theoretisch ist es als Freelancer möglich, bis zu 100 Prozent als Anzahlung zu verlangen. Für produzierende Unternehmen empfiehlt es sich, mindestens den Wareneinsatz als Vorauszahlung in Rechnung zu stellen.
Ansonsten kann man die Höhe der Anzahlung am Auftragsvolumen oder der Bonität des Auftraggebers ausrichten. Grundsätzlich gilt: Für Auftragnehmer sinkt das Zahlungsausfallrisiko mit steigender Höhe der Anzahlung. Auftraggeber gehen hingegen mit höherer Anzahlung ein höheres Risiko ein, dass der bereits bezahlte Auftrag z.B. nicht fristgerecht oder gar nicht ausgeführt wird. Aus diesem Grund sollten für die Anzahlungsrechnung AGB oder Hinweise zur Fertigstellung des Auftrags definiert werden.
Für Bauunternehmen oder das produzierende Gewerbe bietet es sich an, mit einer „Anzahlungsquote“ zu arbeiten. Denn meist dauern Aufträge über mehrere Monate und erfordern Material-, Personal- sowie Maschineneinsatz, der durch eine ausreichend hohe Anzahlung gesichert wird. Die Kennzahl bezeichnet den Anteil der Anzahlung an den teilfertigen Leistungen. Die Formel für die Anzahlungsquote lautet:
Anzahlungsquote = erhaltene Anzahlungen / teilfertige Arbeiten * 100%
Wie wird eine Anzahlung gebucht?
Wenn Unternehmen bilanzierungspflichtig sind, also mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn erzielen, müssen Anzahlungen bilanziert werden. Jede Anzahlung gilt in der Bilanz als Verbindlichkeit. Auf der Passivseite der Bilanz wird die Anzahlung als „erhaltene Anzahlung auf Bestellungen“ gebucht. Auf der Aktivseite wird die Anzahlung unter „unfertige Erzeugnisse“ verbucht.
Können Auftraggeber eine Anzahlung zurückfordern?
Die Anzahlung kann Teil eines Kaufvertrags sein, ist aber nicht mit dem Vertragsabschluss gleichgestellt. Mit der Überweisung der Anzahlung gibt der Käufer dem Auftragnehmer demnach eine Art Kredit. Will der Käufer von seinem Kaufvertrag zurücktreten, kann er die Anzahlung zurückfordern. Voraussetzung ist, dass der Rücktritt vom Kaufvertrag laut AGB oder gesetzlicher Regelungen noch möglich ist.
Ist bei einer Anzahlung Vorsteuerabzug möglich?
Unternehmen können die Vorsteuer bei geleisteten Anzahlungen beim Finanzamt geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass für die Anzahlung eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausgestellt wurde und das Unternehmen die Anzahlung bereits überwiesen hat. Wichtig ist, dass bei der Schlussrechnung genau vermerkt wird, dass die Anzahlung bereits geleistet wurde. So wird ein doppelter Vorsteuerabzug verhindert.
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