Beschaffung

Was ist das Ziel der Beschaffung?

Die Beschaffung hat vordergründig das Ziel, die bedarfsgerechte Versorgung eines Unternehmens mit Material, Dienstleistungen und sonstigen Gütern langfristig und zu geringstmöglichen Kosten sicherzustellen. Häufig wird auch wie folgt formuliert: Die Beschaffung sorgt dafür, dass die richtige Ware in richtiger Menge in richtiger Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort und zu richtigen (wirtschaftlichen) Kosten verfügbar ist.

Hinweis: Wir betrachten in diesem Lexikon-Artikel rein die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, wenngleich der Begriff in der Literatur teils weiter gefasst ist und auch Produktionsfaktoren wie Kapital, Personal, Rechte, Daten, Informationen und Immobilien umfasst.

Was sind die Aufgaben der Beschaffung?

In der Übersicht stellen sich die Aufgaben der Beschaffung wie folgt dar:

• Planungsaufgaben (z.B. Materialbedarfsplanung)
• Organisation eingehender Lieferungen
• Management der Warenannahme und Wareneingangsprüfung
• Management der Lagerlogistik und der Materialwirtschaft
• Organisation innerbetrieblicher Logistik (internes Supply Chain Management)

Operative Beschaffung vs. strategische Beschaffung

Die Beschaffung kann in die Bereiche „operativ“ und „strategisch“ untergliedert werden. Die strategisch ausgerichtete Beschaffung gehört zu den Management-Aufgaben eines Unternehmens und trägt zur langfristigen Sicherung der Überlebensfähigkeit bei. Dem operativen Bereich sind hingegen alle Tätigkeiten der kurz- bis mittelfristigen Material- und Dienstleistungsversorgung für den laufenden Betrieb zuzuordnen. In den folgenden beiden Abschnitten werden die Details verdeutlicht.

Was ist operative Beschaffung?

Die operative Beschaffung ist Teil des Tagesgeschäfts in Unternehmen. Sie arbeitet eng mit der Materialwirtschaft zusammen und umfasst folgende Aufgaben:

• Kontrolle von Beständen
• Bedarfsermittlung
• Bestellmengenplanung
• Auswahl von Lieferanten
• Bestellung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie von Dienstleistungen
• Bestellüberwachung (gemeinsam mit der Logistik)
• Beschaffungslogistik

Bei all diesen Tätigkeiten richtet sie sich nach den Vorgaben und Informationen der strategischen Beschaffung.

Was ist strategische Beschaffung?

Die strategische Beschaffung legt die langfristige Ausrichtung sämtlicher Beschaffungsaktivitäten im Unternehmen fest. Hierzu zählen folgende Aufgaben.

• Festlegung von Beschaffungsstrategien (z. B. zentraler vs. dezentraler Einkauf, Lead-Buyer-Konzept, Single Sourcing vs. Multiple Sourcing)
• Marktanalysen
• Beobachtung der internationalen Beschaffungsmärkte
• Analysen des Lieferantenportfolios
• Lieferantenbewertung
• Verhandlung, Abschluss und Kontrolle von Rahmenvereinbarungen
• Erstellen von Beschaffungsportfolios
• Planung und Einsatz geeigneter Software-Tools (u. a. Module in System ERP, E-Procurement-Lösungen und Beschaffungsplattformen)