Preiskalkulation
Warum ist die korrekte Preiskalkulation so wichtig?
Eine sorgfältige Preiskalkulation ist für jedes Unternehmen überlebenswichtig, denn der Preis einzelner Produkte und Leistungen beeinflusst den Gesamtumsatz. Dieser muss wiederum hoch genug sein, damit dein Unternehmen langfristig alle Kosten decken und zusätzlich Gewinn erwirtschaften kann.
Preis – Umsatz – Gewinn
Der Preis bestimmt auch die Verkaufschancen eines Produkts und beeinflusst damit das Marketing. Wenn es darum geht, neue Angebote im Markt zu etablieren, liefert die Preiskalkulation wichtige Entscheidungsgrundlagen. Gewinn zu erzielen ist der Zweck jedes Wirtschaftsunternehmens. Das gelingt nur, wenn der Gesamtumsatz die im Unternehmen entstehenden Kosten auf Dauer übersteigt. Der Umsatz ergibt sich aus den Produktpreisen und den jeweils abgesetzten Mengen. Deshalb hat eine sorgfältige Preiskalkulation direkten Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg. Die Herausforderung besteht dabei darin, die Kosten den einzelnen Produkten oder Leistungen möglichst verursachungsgerecht zuzuordnen. Und auch einen Preisanteil für den Gewinn darfst du nicht vergessen. Dafür schlägst du einen bestimmten Prozentsatz auf die Kosten auf. Seine Höhe hängt von der Branche und der Art der Produkte ab. Hier gibt es große Unterschiede.
Tipp:
Mithilfe von Branchenanalysen kannst du dich über gängige Gewinnzuschläge informieren.
Kostenrechnung als Basis der Kalkulation
Wenn du Preise kalkulieren möchtest, musst du dich mit der Kostenentstehung im Unternehmen beschäftigen. Grundlagen für jede Preiskalkulation sind die Analyse und die verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten zu den Kostenträgern. Das sind die einzelnen Produkte oder Leistungen. Deshalb nennt man die Kalkulation auch Kostenträgerrechnung. Je höher der Anteil bestimmter Kostenarten am Gesamtaufwand ist, desto genauer sollte deren Zuordnung zu den Kostenträgern erfolgen. Welche Methode der Kostenrechnung die passende ist, hängt von der Art des Unternehmens ab.
Tipp:
Die Kostenrechnung ist nicht nur für die Preiskalkulation von Bedeutung. Eine transparente Kostenstruktur zeigt Chancen und Risiken und unterstützt unternehmerische Entscheidungen.
Kosten beschreiben den Wertverbrauch, der durch die betriebliche Leistungserstellung entsteht. Die meisten Kostenarten lassen sich aus den in der Buchhaltung erfassten Aufwendungen ableiten. Allerdings gibt es auch neutrale Aufwendungen, die keine Kosteneigenschaft haben und deshalb nicht in die Preiskalkulation eingehen dürfen. Man unterscheidet:
- betriebsfremden Aufwand (z.B. Gebühren für Finanzanlagen von einem produzierenden Unternehmen),
- periodenfremden Aufwand (z.B. Nachzahlung von Steuern),
- außerordentlichen Aufwand (z.B. Verlust von Forderungen).
Zusätzlich finden die sogenannten kalkulatorischen Kosten bei der Preiskalkulation Beachtung. Ihnen steht kein verbuchter Aufwand gegenüber. Sie erfassen jedoch einen Ressourcenverbrauch oder entgangene Alternativen und haben deshalb Kostencharakter. Das sind zum Beispiel:
- kalkulatorische Abschreibungen,
- kalkulatorischer Unternehmerlohn,
- kalkulatorische Zinsen,
- kalkulatorische Wagnisse.
Das Ergebnis der Kostenträgerrechnung sind die Selbstkosten, zu denen du im Rahmen der Preiskalkulation noch den Gewinnzuschlag und eventuell Rabatt und Skonto addierst.
Gut zu wissen:
Auch einige Steuern gelten als Kosten und gehen als solche in die Preiskalkulation ein, beziehungsweise werden nicht heraus gerechnet. Dazu gehören:
- Grundsteuer und Kfz-Steuer, wenn die Grundstücke beziehungsweise Fahrzeuge betrieblich genutzt werden,
- Gewerbesteuer,
- Steuern, die bereits Bestandteil von Kostenpositionensind (z.B. Mineralölsteuer, Versicherungssteuer, Stromsteuer),
- Umsatzsteuer nur bei Kleinunternehmern, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Modelle der Kostenkalkulation
Es gibt verschiedene Methoden, die Kosten einzelner Produkte oder Leistungen zu kalkulieren. Im produzierenden Gewerbe verwendet man andere Kalkulationsmodelle als im Handel oder in Dienstleistungsbetrieben. Ein Unternehmen, das nur wenige gleichartige Erzeugnisse herstellt, rechnet anders als ein Betrieb mit einem breiten Sortiment. Auch wenn du das geeignete Modell gefunden hast, sind Anpassungen an die Besonderheiten deines Unternehmens notwendig.
Die Divisionskalkulation ist die einfachste Form der Kostenträgerrechnung. Sie eignet sich für Unternehmen, die nur eine Produktart oder in der Kostenverursachung gleichartige Produkte herstellen. Deshalb hat sie nur eine geringe praktische Bedeutung. Während man bei der einfachen Divisionskalkulation nur die Gesamtkosten durch die produzierte Menge teilt, finden bei der mehrstufigen Berechnung verschiedene Produktionsstufen Beachtung und auch die Verwaltungs- und Vertriebskosten werden abgegrenzt. Das Beispiel zeigt trotz gleicher Ausgangswerte abweichende Ergebnisse bei der ein- und mehrstufigen Divisionskalkulation.
Die Formel für die mehrstufige Kalkulation lautet im Beispiel:
Selbstkosten = 900/2000+1100/2500+300/4000
| einstufig | mehrstufig | |
| Gesamtkosten | 2300 | 2300 |
| produzierte Menge | 4500 | 4500 |
| Menge Produktionsstufe 1 (Stück) | 2000 | |
| Kosten Produktionsstufe 1 (€) | 900 | |
| Menge Produktionsstufe 2 Stück) | 2500 | |
| Kosten Produktionsstufe 2 (€) | 1100 | |
| abgesetzte Menge (Stück) | 4000 | |
| Verwaltungs- und Vertriebskosten (€) | 300 | |
| Selbstkosten (€) | 0,51 | 0,97 |
Die Äquivalenzziffernkalkulation
Die Äquivalenzziffernkalkulation eignet sich bei der Herstellung ähnlicher Produkte, deren Kosten in einem konstanten Verhältnis zueinander stehen. Beispiele sind Varianten eines Produkts oder verschiedene Packungsgrößen. Du gehst dabei folgendermaßen vor:
- Festlegung von Äquivalenzziffern entsprechend der Kostenverursachung (im Beispiel: Orientierung an der Packungsgröße),
- Rechnungseinheit = Stückzahl * Äquivalenzziffer,
- Summe der Rechnungseinheiten bilden,
- Kosten je Produktart = Gesamtkosten/Summe der Rechnungseinheiten * Rechnungseinheit,
- Selbstkosten je Stück = Kosten je Produktart/Stückzahl
| Beispiel: Teemischung in verschiedenen Geschmacksrichtungen | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Selbstkosten gesamt: | 60.000 | ||||||
| Typ | Anzahl Packungen | Äquivalenzziffer | Rechnungseinheit | Kosten je Typ | Kosten je Packung | Gewinn 50% | Preis |
| 50g | 5.000 | 1 | 5.000 | 7143 | 1.43 | 0,71 | 2,14 |
| 100g | 8.000 | 2 | 16.000 | 22.857 | 2,86 | 1,43 | 4,29 |
| 150g | 7.000 | 3 | 21.000 | 30.000 | 4,29 | 2,14 | 6,43 |
| 42.000 | |||||||
Die Zuschlagskalkulation
Die Zuschlagskalkulation eignet sich auch für Betriebe mit einem komplexen Produktprogramm. Sie unterscheidet Einzel- und Gemeinkosten. Während du die Einzelkosten einem Produkt bei der Preiskalkulation direkt zurechnen kannst, ermittelst du für die Gemeinkosten auf der Basis von Werten vergangener Perioden Zuschlagssätze. Diese kannst du dann für die Preiskalkulation einzelner Produkte oder Angebote verwenden. In die Zuschlagskalkulation produzierender Unternehmen fließen folgende Kostenarten ein:
- Materialeinzelkosten (der direkt zurechenbare Materialeinsatz),
- Materialgemeinkosten (zum Beispiel Beschaffungs- und Lagerkosten),
- Fertigungseinzelkosten (Stücklohnkosten),
- Fertigungsgemeinkosten (beispielsweise Energiekosten, Hilfslöhne),
- Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten
Es fallen auch Gemeinkosten an, die von den Kostenstellen Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb in unterschiedlichem Maße verursacht werden. Deshalb erfolgt die Aufteilung dieser Kosten mithilfe eines Betriebsabrechnungsbogens, der im folgenden Beispiel stark vereinfacht ist:
| Betriebsabrechnungsbogen: | |||
|---|---|---|---|
| Material | Fertigung | Verwaltung und Vertrieb | |
| Hilfs- und Betriebsstoffe | 7.000 | 10.000 | 3.000 |
| Gehälter | 1.000 | 9.000 | 8.000 |
| Personalnebenkosten | 250 | 2.250 | 2.000 |
| Abschreibung | 2.000 | 8.000 | 3.000 |
| Zinsen | 3.000 | 7.000 | 4.000 |
| Summe | 13.250 | 36.250 | 20.000 |
| Zuschlagssatz in % | 11,04 | 60,42 | 8,71 |
| Berechnung der Herstellkosten | |
|---|---|
| Materialeinzelkosten | 120.000 |
| + Materialgemeinkosten | 13.250 |
| = Materialkosten | 133.250 |
| + Fertigungseinzelkosten | 60.000 |
| +Fertigungsgemeinkosten | 36.250 |
| =Herstellkosten | 229.500 |
Im Beispiel ergeben sich die Zuschlagssätze 11,04% für Materialgemeinkosten, 60,42% für Fertigungsgemeinkosten und 8,71% für Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten. Während die Basis zur Berechnung der Material- und Fertigungsgemeinkosten die jeweiligen Einzelkosten sind, liegen den Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten die Herstellkosten zugrunde. Mit den ermittelten Zuschlagssätzen kannst du eine Preiskalkulation für ein konkretes Angebot durchführen:
Preiskalkulation für ein Angebot:
| Materialeinzelkosten | 10.000 | ||
| + Materialgemeinkosten | 11,04 | 1.104 | |
| = Materialkosten | 11.104 | ||
| + Fertigungseinzelkosten | 6.000 | ||
| +Fertigungsgemeinkosten | 60,42 | 3.625 | |
| =Herstellkosten | 20.729 | ||
| + Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten | 8,71 | 1.806 | |
| = Selbstkosten | 22.536 | ||
| + Gewinnzuschlag | 60 | 13.521 | |
| = Barverkaufspreis | 36.057 | ||
| + Skonto | 3 | 1.115 | |
| = Zielverkaufspreis | 37.172 | ||
| + Rabatt | 5 | 1.956 | |
| = Verkaufspreis (netto) | 39.129 |
Skonto ist der Betrag, den der Kunde selbst vom Verkaufspreis abziehen kann, wenn er innerhalb einer festgelegten Frist bezahlt. Rabatte kann man beispielsweise als Mengen- oder Treuerabatte gewähren. Möchtest du deinen Kunden diese Preisnachlässe anbieten, musst du sie bei der Preiskalkulation mit aufschlagen.
Tipp:
Beachte, dass du Kundenskonto und -rabatt im Rahmen der Preiskalkulation im Hundert, also vom verminderten Grundwert berechnen musst. Beispiel: 3% Skonto = Barverkaufspreis/97*3.
Beispiel: Handelskalkulation für einen Onlineshop
In einem Handelsunternehmen erfolgt die Kalkulation anders als in einem produzierenden Betrieb. Fertigungskosten spielen keine Rolle. Dafür fallen Gemeinkosten an, für die du ebenfalls einen Zuschlagssatz ermitteln musst. Diesen kannst du dann bei der Preiskalkulation verwenden.
Ermittlung des Geschäftskostenzuschlags
Basis für die Berechnung des Zuschlagssatzes ist der Wareneinsatz zum Bezugspreis. Als Grundlage für diese Berechnung können Werte vergangener Perioden oder Schätzwerte dienen:
| Löhne, Gehälter | 235.000 |
| Personalnebenkosten | 47.000 |
| Miete | 30.000 |
| Energie | 6.000 |
| Verpackungsmaterial | 5.000 |
| Internet, Server, Kommunikation | 3.000 |
| Fahrzeugkosten | 5.000 |
| externe Leistungen (z.B. Steuerberatung, Werbung) | 10.000 |
| Versicherungen | 3.000 |
| Zinsaufwand | 4.000 |
| kalkulatorische Abschreibungen | 5.000 |
| kalkulatorischer Unternehmerlohn | 36.000 |
| Gemeinkosten gesamt: | 389.000 |
| Wareneinsatz zum Bezugspreis | 970.000 |
| Geschäftskostenzuschlag in Prozent | 40 |
Die kalkulatorischen Abschreibungen beschreiben den Wertverzehr an Anlagen, Einrichtungen und technischen Geräten. Sie fließen in die Kalkulation ein, damit zum gegebenen Zeitpunkt Neuinvestitionen möglich sind. Du berechnest sie aus den Anschaffungskosten und der voraussichtlichen Nutzungsdauer. Der kalkulatorische Unternehmerlohn spielt bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften eine Rolle, da die Vergütung des mitarbeitenden Unternehmers nicht mit in den Personalkosten enthalten ist.
Die Vorwärtskalkulation
Der ermittelte Geschäftskostenzuschlag kann nun in die Preiskalkulation für ein bestimmtes Produkt einfließen. Ausgangspunkt dafür ist der Preis des Lieferanten:
| Listeneinkaufspreis (netto) | 50,00 | ||
| – Lieferantenrabatt | 5 | v.H. | 2,50 |
| = Zieleinkaufspreis | 47,50 | ||
| – Lieferantenskonto | 2 | v.H. | 0,95 |
| = Bareinkaufspreis | 46,55 | ||
| + Bezugskosten (netto) | 11,80 | ||
| = Bezugspreis | 58,35 | ||
| + Geschäftskosten | 40 | v.H. | 23,34 |
| = Selbstkosten | 81,69 | ||
| + Gewinnzuschlag | 70 | v.H. | 57,18 |
| = Barverkaufspreis | 138,87 | ||
| + Kundenskonto | 3 | i.H. | 4,30 |
| = Zielverkaufspreis | 143,17 | ||
| + Kundenrabatt | 5 | i.H. | 7,54 |
| = Nettoverkaufspreis | 150,70 |
Zu den Bezugskosten gehören zum Beispiel Frachtkosten, Zoll oder Transportversicherung. Es handelt sich dabei um direkt zurechenbare Einzelkosten. Diese gehen mit ihrem Nettowert in die Preiskalkulation ein. Falls der Onlineshop die versandkostenfreie Lieferung anbietet, musst du bei der Preiskalkulation auch die Versandkosten hinzurechnen.
Tipp:
Das Ergebnis dieser Kalkulation ist der Nettoverkaufspreis. Auf der Rechnung gibst du auch die Umsatzsteuer und den Bruttoverkaufspreis an.
Die Rückwärtskalkulation
Eine Handelskalkulation kann sich nicht in jedem Fall nur nach dem Einkaufspreis sowie den eigenen Kosten und der gewünschten Gewinnspanne richten. Oft steht auch die Frage im Mittelpunkt, zu welchem Preis sich das Produkt am Markt verkaufen lässt. Hier spielen vor allem die Angebote der Konkurrenz eine Rolle. In diesem Fall kannst du dir Rückwärtskalkulation anwenden. Du gehst vom Verkaufspreis aus und ermittelst nach dem umgekehrten Schema den maximal zulässigen Einkaufspreis. Findest du kein entsprechendes Angebot, könntest du entweder den Gewinnzuschlag reduzieren oder den Artikel nicht anbieten.
| Nettoverkaufspreis | 150,70 | ||
| – Kundenrabatt | 5 | v.H. | 7,54 |
| = Zielverkaufspreis | 143,17 | ||
| – Kundenskonto | 3 | v.H. | 4,29 |
| = Barverkaufspreis | 138,87 | ||
| – Gewinnabzug | 70 | a.H. | 57,18 |
| = Selbstkosten | 81,69 | ||
| – Geschäftskosten | 40 | v.H. | 23,34 |
| = Bezugspreis | 58,35 | ||
| – Bezugskosten (netto) | 11,80 | ||
| = Bareinkaufspreis | 46,55 | ||
| + Lieferantenskonto | 2 | i.H. | 0,95 |
| = Zieleinkaufspreis | 47,50 | ||
| + Lieferantenrabatt | 5 | i.H. | 2,50 |
| = Listeneinkaufspreis (netto) | 50,00 |
Beachte
Beachte, dass die prozentualen Abzüge für Gewinn und Geschäftskosten auf Hundert berechnet werden, das heißt vom erweiterten Grundwert. Beispiel: 40% Geschäftskosten = Selbstkosten/140*40. Kundenrabatt und -skonto berechnest du bei der Rückwärtskalkulation vom Hundert und Lieferantenrabatt und -skonto im Hundert.
Beispiel: Stundensatzkalkulation für ein IT-Dienstleistungsunternehmen
Dienstleistungsunternehmen erwirtschaften ihren Umsatz hauptsächlich durch den Zeitaufwand ihrer Mitarbeiter. Deshalb ist es in diesem Sektor üblich, mit Stundensätzen zu kalkulieren. Diese ergeben sich aus den Kosten und der Arbeitszeit. Das folgende Beispiel bezieht sich auf ein Einzelunternehmen mit zwei Angestellten im IT-Dienstleistungsbereich. Die Kosten in dieser Tabelle sind Gemeinkosten. Du kannst für die Berechnung des Stundensatzes die Werte des vergangenen Jahres oder Schätzwerte verwenden.
Ermittlung der Kosten pro Jahr in €:
| Personalkosten | Löhne, Gehälter | 46.000 |
| Personalnebenkosten (Sozialabgaben AG-Anteil) | 9.200 | |
| Kosten des Geschäftsbetriebs | Miete für Geschäftsräume | 9.600 |
| Energie | 1.500 | |
| Fahrzeugkosten | 2.000 | |
| Versicherungen | 2.000 | |
| externe Leistungen (z.B. Steuerberatung, Werbung) | 8.000 | |
| Weiterbildung | 5.000 | |
| Reisekosten | 3.000 | |
| Zinsaufwand | 2.000 | |
| Sonstiges (z.B. Verbrauchsmaterial) | 2.000 | |
| Kalkulatorische Kosten | kalkulatorische Abschreibungen | 7.000 |
| kalkulatorischer Unternehmerlohn | 53.000 | |
| Summe Gemeinkosten pro Jahr: | 150.300 |
Ermittlung des Zeitaufwands pro Jahr:
| Arbeitstage pro Jahr | Mitarbeiter 1 | 211 |
| Mitarbeiter 2 | 203 | |
| Unternehmer | 220 | |
| Arbeitsstunden pro Tag | Mitarbeiter 1 | 6 |
| Mitarbeiter 2 | 7 | |
| Unternehmer | 8 | |
| Arbeitsstunden pro Jahr gesamt | 4.447 | |
| organisatorischer Arbeitsaufwand (Stunden) | 30 % pauschal | 1.334 |
| Aufwand für Aufträge (Stunden) | 3.113 | |
| Gemeinkosten/Aufwand für Aufträge | 48 | |
| Gewinnaufschlag | 25 % pauschal | 12 |
| Stundensatz (€) | 60 |
Im Beispiel ist für die Ermittlung der gesamten Arbeitsstunden pro Jahr eine Aufschlüsselung nach Personen erforderlich, da sich die Arbeitszeiten unterscheiden. Die Arbeitstage pro Jahr ergeben sich aus den Kalendertagen abzüglich der Wochenenden, Feiertage, Urlaubs- und Krankheitstage. Die Krankheitstage musst du schätzen. Mithilfe der Arbeitstage und der Arbeitsstunden pro Tag und Person berechnest du, wie viele Arbeitsstunden im gesamten Unternehmen jährlich anfallen.
Ein Dienstleister widmet nicht jede Stunde unmittelbar einem Kundenauftrag. Verwaltungsarbeiten, Weiterbildung und anderer organisatorischer Aufwand nehmen einen Teil des gesamten Arbeitsvolumens ein. Aber nur die in konkrete Aufträge investierte Zeit wird mit dem Stundensatz abgerechnet. Damit auch der organisatorische Zeitaufwand durch den Stundensatz gedeckt ist, ziehst du ihn bei der Berechnung des Stundensatzes von den Gesamtarbeitsstunden ab. Den Anteil musst du schätzen. Im Beispiel beträgt er 30 Prozent.
Teile die Gemeinkosten durch die Arbeitsstunden für die direkte Auftragsbearbeitung, addiere einen prozentualen Gewinnanteil und du erhältst den Stundensatz. Mit diesem kannst du kalkulieren, wenn es um einzelne Angebote geht. Grundlage für jedes Angebot sind die geschätzten Arbeitsstunden. Der Stundensatz erscheint auch auf der Rechnung.
Preiskalkulation für einen Auftrag:
| Arbeitsaufwand in Stunden | 100 |
| Stundensatz | 60 |
| variable Kosten (z.B. Material) | 200 |
| Preis netto | 6200 |
| Umsatzsteuer 19% | 1.178 |
| Preis brutto | 7.378 |
Was du bei der Preiskalkulation noch beachten musst
- Die Preiskalkulation liefert Entscheidungsgrundlagen für das Marketing. Denn auch die Konkurrenzsituation auf dem Markt spielt eine Rolle. Möglicherweise merkst du durch die Kalkulation, dass der Preis nicht konkurrenzfähig ist. In diesem Fall kannst du versuchen, die Kosten oder den Gewinnaufschlag zu reduzieren. Ist das nicht möglich, lohnt es sich nicht, das Produkt oder die Leistung anzubieten.
- Beachte bei der Preisanalyse der Konkurrenz, an welche Zielgruppe du dich richtest. Während Onlinehändler globale Angebote vergleichen müssen, sind für regionale Dienstleister nur Konkurrenzangebote in der näheren Umgebung interessant.
- Auch wenn in vielen Fällen ein niedriger Preis verkaufsfördernd wirkt, so gibt es auch Marktsegmente, in denen Kunden hohe Preise erwarten. Zu billige Angebote erwecken Misstrauen hinsichtlich der Qualität oder sind aus Imagegründen für die Zielgruppe nicht interessant. In diesem Zusammenhang ist die Preisgestaltung auch ein Instrument des Marketing.
- Es ist nicht sinnvoll, neue Produkte mit Preisen auf den Markt zu bringen, die langfristig keinen Gewinn erwirtschaften oder sogar zu Verlust führen. Eine spätere Preiserhöhung akzeptieren die Kunden in den wenigsten Fällen. Du kannst die Markteinführung jedoch mit zeitlich begrenzten Rabatt- und Serviceangeboten oder mit besonders günstigen Zahlungsbedingungen fördern.
- Die größten Schwierigkeiten treten bei der Preiskalkulation auf, wenn du mit geschätzten Werten rechnen musst. Kalkuliere im Zweifelsfall vorsichtig. Vor allem Gründer müssen anfangs mit geringem Absatz oder Auftragsvolumen rechnen. So kann bei einem neuen Dienstleistungsbetrieb der Prozentsatz für organisatorischen Arbeitsaufwand deutlich höher sein. Die Gewinnerwartungen lassen sich anfangs niedrig ansetzen. Zu Verlust sollte es jedoch nicht kommen.
- Überprüfe deine Preiskalkulationen regelmäßig mit aktuellen Werten
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