Projektplanung
Was ist Projektplanung?
Die Projektplanung ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagement und Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektabwicklung.
Projekte sind zeitlich befristete und oftmals risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität und bedeuten oft für alle Beteiligten völliges Neuland, egal ob es um die Einführung einer neuen Software, um eine Unternehmensgründung oder einen Standortwechsel geht.
Um diese Projekte erfolgreich umzusetzen, ist die Projektplanung unerlässlich.
Warum sollten Projekte geplant werden?
Laut des Gabler Wirtschaftslexikons sind Projekte „eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert“.
Bereits in der Definition steckt also die Notwendigkeit einer eigenen Projektplanung. Projekte sind immer Abweichungen von der Routine und bedeuten oft für alle Beteiligten völliges Neuland, egal ob es um die Einführung einer neuen Software, um eine Unternehmensgründung oder einen Standortwechsel geht. Ohne adäquate Planung im Vorfeld werden sowohl Zeit- als auch Budgetbedarf explodieren und das Scheitern ist daher vorprogrammiert.
In der Praxis fahren Projektleiter, die mit Projektmanagement noch kaum oder gar keine Erfahrung haben, zwei Strategien: Der eine gräbt sich in seinem Büro ein und versucht, sein Projekt mit Plänen, Berichten, Projektmanagement Software, Statistiken und Messdaten voranzutreiben. Der Projektmanager wird damit zum klassischen Projektverwalter und verläuft sich in seinen Archiven.
Der andere reibt sich die Hände, hält eine flammende Motivationsrede vor seinem Team und stürzt sich in die Arbeit. Einige Wochen später merkt er, dass sowohl Termine als auch Kosten aus dem Ruder laufen und die Ziele nicht in der geplanten Zeit erreicht werden können – von Kontrolle im Projekt keine Spur.
Der richtige Weg zur Projektplanung
Gut zu wissen:
Mit der richtigen Projektplanung ist der Aufwand für dich als Projektleiter am Anfang zwar höher, die Probleme, Diskussionen und die damit verbundenen Reibungsverluste während des Projektverlaufs sind jedoch um ein Vielfaches niedriger. Insgesamt sparst du dir also sowohl Zeit als auch Nerven.
Der richtige Weg liegt genau in der Mitte. Ein Projekt will geplant, aber nicht überplant werden. Die Planung muss einerseits stabil genug sein, um vom Auftraggeber bis zum Projektmitarbeiter allen Beteiligten eine klare Richtung vorzugeben, sich andererseits aber auch flexibel genug gestalten, um Änderungen im Projektverlauf zuzulassen (die aufgrund von dynamischen Rahmenbedingungen ab einer gewissen Laufzeit mit Sicherheit passieren werden). Kling leichter gesagt, als getan? Keine Sorge – wie du jedes Projekt dank der richtigen Planung sicher ins Ziel bringen kannst und welche Methoden dir die Projektplanung erheblich erleichtern, erfährst du in diesem Artikel.
Projektauftragsklärung
Projektmanagement Weisheit Nummer Eins: Starte kein Projekt ohne einen Projektauftrag! Der Projektauftrag ist deine Job Description auf Zeit, hier ist festgehalten, welche Ziele du mit welchen Ressourcen in welchem Zeitraum erreichen sollst – und daran wirst du am Ende des Tages auch gemessen. Mit eurer Unterschrift bekennt ihr euch beide – du als Projektleiter und dein Projektauftraggeber – zu diesem Vorhaben und dass ihr gemeinsam alles daran setzen werdet, um das Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen.
Schritt 1: Projektdefinition – Definiere dein Projekt
Im Zuge der Projektdefinition stellt sich die Frage: Ist mein Vorhaben überhaupt ein Projekt? Dazu müssen wir uns kurz die Definition in Erinnerung rufen: zeitlich befristet, innovativ, risikobehaftet, erhebliche Komplexität waren hier die Schlagwörter.
In der Praxis ist die korrekte Projektdefinition leider nicht immer selbstverständlich. Vorhaben, die über Jahre laufen und eigentlich schon längst als Routineaufgaben in der Linie abgewickelt werden sollten, belasten im Unternehmen immer noch das Projektbudget. Oder Mini-Vorhaben, so genannte projektähnliche Aufgaben, werden mit tonnenweise Planungsmaterial auf völlig übertriebene und ressourcenverschwendende Weise gemanaged. Umso wichtiger ist die Prüfung, ob dein Vorhaben auch wirklich zumindest den folgenden Kriterien entspricht, um in die Kategorie „Projekt“ zu fallen:
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– Es ist einzigartig oder wird zumindest nicht regelmäßig durchgeführt
– Mehrere Personen (meist auch aus verschiedenen Abteilungen) sind daran beteiligt
– Es hat einen Start- und Endtermin
Schritt 2: Projektauftrag – Lege deine Projektziele fest
Wie bereits erwähnt ist der Projektauftrag das wichtigste Dokument für den Projektstart. Wenn du dir gleich zu Beginn das Commitment deines Auftraggebers mit dessen Unterschrift am Projektauftrag sicherst, sparst du dir im weiteren Projektverlauf einen Haufen Scherereien.
Missverständnisse in dieser frühen Phase zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber zählen zu den häufigsten Stolpersteinen in der Start- und Umsetzungsphase. Auch beim Projektabschluss willst du wahrscheinlich nicht mit deinem Auftraggeber diskutieren müssen, ob du die vorgegebenen Ziele nun erreicht hast, oder nicht. Diese Phase ist so wichtig, dass sie im Fachjargon der Projektplanung sogar einen eigenen Namen hat: Projektauftragsklärung.
Folgende Daten MÜSSEN in jedem Projektauftrag vorhanden sein:
1) Projektbezeichnung: Gib deinem Projekt einen kurzen, klingenden Namen, um es in Meetings und in Projektmarketing-Maßnahmen identifizieren zu können.
2) Projektziel / Projektziele: Was soll am Ende erreicht worden sein? Was soll anders sein? Achte darauf, dass die Ziele verständlich und vor allem messbar formuliert sind und du dir über ihre Bedeutung völlig im Klaren bist. Besser einmal zu oft nachfragen, als zu wenig.
3) Nicht-Ziele: Diese dienen dazu, die Ziele noch klarer zu formulieren und sie von Themen abzugrenzen, die nicht Teil des Projektes sind. Wenn plötzlich Zusatzbudget vorhanden ist, wirst du staunen, welche Aktivitäten plötzlich alle Teil des Projektes sein wollen.
4) Start- und Endtermin: An welchem Datum beginnt das Projekt und wann wird es (voraussichtlich) enden?
5) Hauptaufgaben: Welche Aktivitäten müssen zu Projektende (mindestens) umgesetzt sein? Achte darauf, dass diese auch tatsächlich alle dem Projektziel dienlich sind!
6) Projektteam: Welche Personen aus welchen Abteilungen sollen in dem Projekt mitarbeiten? Schon in der Projektauftragsklärung lohnt sich ein kurzer Check, ob alle nötigen Experten vertreten sind.
7) Unterschrift von Projektauftraggeber und Projektleiter (namentlich genannt)
Folgende Daten KÖNNEN in einem Projektauftrag vorhanden sein:
1) Start- und Ende-Ereignis: Vor allem bei großen Projekten wird ein Ereignis festgesetzt, an dem alle Beteiligten teilnehmen, um Projektstart und –ende gebührend zu feiern und das Bewusstsein zu schärfen, dass es jetzt losgeht, bzw. dass es jetzt geschafft ist.
2) Projektbudget: Welche finanziellen Mittel stehen dir für die Projektumsetzung zur Verfügung? Falls die Kosten Teil deines Projektauftrages sind, musst du unbedingt überschlagsmäßig beurteilen, ob die Zahl realistisch ist – ansonsten ist späteres Claim Management unausweichlich!
3) Projektrahmenbedingungen und -risiken: Wenn bereits bei Projektstart bekannt sind, welche (erschwerenden) Rahmenbedingungen oder Risiken auftreten könnten oder werden, kannst du auch diese im Auftrag vermerken.
Schritt 3: Projektorganisation – Kläre die organisatorischen Rahmenbedingungen ab
Die Projektorganisation ist das Organigramm des Projektes. In dieser am besten grafischen Darstellung sind alle Personen vertreten, die direkt am Projekt mitarbeiten. Ähnlich wie auch im Unternehmensorganigramm wird auch die Hierarchie im Projekt abgebildet. Projektauftraggeber, Projektteam und Projektleiter sind die mindesten Namen, die sich in der Projektorganisation finden müssen. Wenn vorhanden werden hier auch noch Fachexperten oder Stabstellen in der Linie (zum Beispiel Unternehmenskommunikation) abgebildet.
Beteiligte des Projekts
Achtung: Personen, die das Projekt zwar beeinflussen, aber nicht aktiv mitarbeiten, oder nur vom Projekt betroffen sind, sind nicht Teil der Projektorganisation. Diese werden in der Umfeldanalyse abgebildet und bewertet.
Grobplanung
Ist die Auftragsklärung abgeschlossen folgt die Grobplanung als nächster Schritt im Projekt. Auf welche Art und Weise die notwendigen Projektpläne erstellt werden, hängt zum Großteil von Umfang und Komplexität des Projektes ab. Kleinere Projekte mit wenigen Beteiligten und geringer inhaltlicher Tiefe können vom Projektleiter nahezu alleine geplant werden und erfordern lediglich eine abschließende Diskussion und Freigabe im Projektteam bzw. vom Auftraggeber.
Komplexe Projekte, für die eine Menge an Fachwissen notwendig ist, können im Regelfall nicht von einer Person geplant werden. Hierfür wird das gesamte Projektteam im Idealfall für einen ganz- oder zumindest halbtägigen Planungsworkshop zusammengezogen, um alle Aktivitäten zu sammeln, die für die Erreichung des Projektziels nötig sind.
Falls ein Planungsworkshop mit allen Beteiligten aus Zeitgründen nicht möglich ist, kann die Projektplanung auch im Rundlauf erfolgen. Aus Erfahrung ist das gemeinsame Arbeiten im Workshop in jedem Fall effizienter und zielführender. Wenn irgendwie möglich solltest du also die Alternative des Planungsworkshops anstreben.
Folgende Methoden sind in der Projektplanung hilfreich und werden idealerweise gleich im Planungsworkshop erstellt:
Schritt 4: Projektstrukturplan – Zerlege dein Projekt in Arbeitspakete
Wie würdest du einen Elefanten essen? Genau – Stück für Stück! Genau dasselbe machen auch professionelle Projektleiter. Sie zerlegen ihr Projekt in kleine, leicht verdauliche Happen. Komplexitätsreduktion lautet das Zauberwort.
Der Projektstrukturplan, kurz PSP, ist das zentrale Steuerungsinstrument jedes Projektes, denn er enthält alle essenziellen Informationen, die du für das Controlling deines Projektes benötigst. Wenn dein Team und dein Auftraggeber erst einmal gelernt haben damit zu arbeiten, ist dieser Plan in Wahrheit der einzig Notwendige. Auf einen Blick offenbart der PSP anhand von Arbeitspaketen (APs) den aktuellen Stand im Projekt, wie weit der Leistungsfortschritt ist und wo es Probleme gibt oder geben könnte.
Der Projektstrukturplan enthält folgende Informationen:
– AP-Nummer
– AP-Name
– AP-Start- und Endtermin
– AP-Verantwortlichkeit
– Leistungsfortschritt des APs
– AP-Status (Grün, Gelb, Rot)
– Meilensteine
– Teilprojekte bzw. Projektphasen (Cluster, in denen APs zusammengefasst werden) und deren Verantwortlichkeiten
Im Planungsworkshop werden zuerst die notwendigen Aktivitäten gesammelt, aus denen sich anschließend die Arbeitspaket-Namen ergeben. Diese werden zur besseren Übersicht zu Teilprojekten bzw. Projektphasen zusammengefasst. Diese Cluster kannst du auf inhaltlicher oder zeitlicher Basis formen. Aus Erfahrung sind inhaltliche Cluster der APs (der so genannte objektorientierte PSP) leichter zu verstehen, als eine zeitliche Ordnung (der phasenorientierte PSP).
Zerlegen des Gesamtprojekts in kleinere Teilaufgaben
Tipp: Der Projektstrukturplan ist das allerwichtigste Planungsinstrument und wird dich über den gesamten Projektverlauf begleiten. Wenn die Zeit knapp ist, sollte zumindest dieser im Planungsworkshop fertiggestellt werden. Alle anderen Pläne können in einer nächsten Session oder zur Not auch in bilateraler Abstimmung erstellt werden.
Meistere die Gretchenfrage: Wer wird welches Arbeitspaket übernehmen?
Wie einfach oder kompliziert die Definition von Verantwortlichkeiten ist, hängt stark von der Mentalität deines Projektteams bzw. des Unternehmens ab. In manchen Firmen herrscht bei den Einzelnen der Gedanke vor, bloß nicht zu viel zu arbeiten. Da Projektarbeit immer mehr Mehrarbeit bedeutet, dürfte sich hier niemand darum reißen, die Verantwortung von Arbeitspaketen zu übernehmen. In diesem Fall kannst du deinen Projektmitarbeitern APs zuweisen (denn du bist im Projekt ihr Vorgesetzter). Falls es hier Schwierigkeiten gibt oder die Projektmitarbeiter sich beschweren, zu wenig Zeit zu haben, musst du entweder eine andere Person für diese Projektaufgabe finden, oder das Thema wird zum Projektauftraggeber eskaliert.
In anderen Firmenkulturen möchte – überspitzt gesagt – jeder für alles verantwortlich sein, damit er oder sie nicht übergangen wird und überall mitreden kann. Diese Mentalität erleichtert dir die Zuteilung von Verantwortlichkeiten. Achte nur wenn möglich darauf, die APs möglichst gleichmäßig zu verteilen und stelle sicher, dass sich niemand übersehen fühlt.
Tipp: Ein Faktor, der dir das Arbeiten im Projekt wesentlich erleichtern wird: Lass keine Doppel-Verantwortlichkeiten oder Vertretungen zu! So stellst du erstens sicher, dass du immer nur mit einer Person über den aktuellen Status sprechen musst und verhinderst zweitens, dass sich nicht der eine Verantwortliche auf den anderen verlässt.
Ein kurzes Statement zu Projektmanagement Software:
Es gibt verschiedenste Software für Projektplanung auf dem Markt, die die Erstellung eines Projektstrukturplans erleichtern sollen. Je nachdem, wie technisch versiert du bist, kannst du deinen PSP mit einer derartigen Software erstellen. Allerdings ist es oft einfacher, eine gängige Software zu verwenden, mit der auch die anderen Mitglieder im Projektteam und der Projektauftraggeber umgehen können. Microsoft Excel zum Beispiel ist eine gute und vor allem einfache Alternative.
Außerdem besteht mit einem umfangreichen Planungstool die Gefahr, dass du dich in der Projektmanagement Software verzettelst, anstatt mit deinem Team zu sprechen nur noch vor dem Bildschirm sitzt und vom Projektleiter zum Projektverwalter wirst. Nur mit Software lassen sich komplexe Projekte keinesfalls managen.
Schritt 5: Ressourcenplan – Wer kann wie viel seiner Zeit für das Projekt aufbringen?
Die Ressourcenplanung ist der kritischste Punkt in den meisten Projekten. Projekte sind im Regelfall mit Mehrarbeit verbunden, denn das Projektteam muss die Projektarbeit meist zusätzlich zu seiner täglichen Arbeit leisten. Aus diesem Grund steht Ressourcenknappheit im Projektmanagement an der Tagesordnung und kaum ein Meeting vergeht, ohne dass dieses Thema zur Sprache kommt.
Um Diskussionen dieser Art möglichst zu vermeiden, klärst du am besten noch in der Planungsphase ab, wie viele Ressourcen dein Projekt benötigen wird. Anhand der Arbeitspakete sollte dies abzuschätzen sein. Wenn nicht, lass dir von den jeweiligen Verantwortlichen eine Schätzung für ihre Arbeitspakete bereitstellen. Personentage eignen sich hier gut als Maß der Dinge.
Tipp: Wenn du den Zeitbedarf für das Projekt von den Arbeitspaket-Verantwortlichen schätzen lässt, vergiss nicht, auch deine eigene Zeit mit einzuberechnen. Je nach Größe des Projektes ist es nicht unüblich, dass sich der Projektleiter zu 100 Prozent seiner Arbeitszeit hinter seinen neuen Job klemmen muss. Sowohl dir, als auch deinem Vorgesetzten in der Linie muss das bewusst sein!
Hast du alle Arbeitspakete mit einem geschätzten Zeitbedarf versehen, siehst du bereits an der Summe der Personentage, wie realistisch der geplante Endtermin ist. Liegen hier große Differenzen vor, müssen Anpassungen vorgenommen werden. Die Verschiebung von Terminen, die Rekrutierung von zusätzlichem Personal oder die Kürzung der Projektaufgaben sind die Stellschrauben, mit denen du hier arbeiten kannst.
Schritt 6: Kostenplan – Schätze die Kosten und Kapazitäten richtig ab
Ähnlich wie der Zeitbedarf sind die Kosten im Projekt zu behandeln. Ebenfalls auf Arbeitspaket-Ebene werden die Kosten pro Arbeitspaket geschätzt – entweder vom Projektleiter, dem Projektteam oder den jeweiligen Fachexperten.
Nach der Summenbildung kannst du die Kosten auf AP-Ebene wiederum mit deinem geplanten Projektbudget abgleichen. Liegen die beiden Summen zu sehr auseinander, ist wiederum eine Abklärung mit dem Projektauftraggeber erforderlich. Wenn eine Budgeterhöhung keine Option ist, müssen Leistungen gestrichen werden.
Tipp: Lass dich nicht von deinem Auftraggeber mit einem simplen „Das muss aber gehen, mehr Geld gibt’s nicht!“ oder einem gut gemeinten „Sie machen das schon!“ abspeisen. Wenn du von vorne herein weißt, dass du bei der derzeitigen Kostenplanung das Budget überschreiten wirst, halte dies auch so fest – am besten schriftlich! Das gilt übrigens für jegliche Ressourcen, die du für die Durchführung des Projektes benötigst!
Schritt 7: Meilensteinplan – Definiere und terminiere die Projektteilergebnisse
Vor allem bei Projekten, die über einen längeren Zeitraum laufen, ist es sinnvoll, einen Meilensteinplan in deine Projektplanung aufzunehmen. Meilensteine bezeichnen wichtige Erfolge in Projekten und dienen auch als Zwischenziele zur Einschätzung der Zielerreichung. Bei Projekten, die über mehrere Jahre laufen, hilft das Erreichen von Meilensteinen die Motivation im Projektteam hochzuhalten. Diese kleinen Erfolge kannst du mit deinen Projektmitarbeitern ruhig gebührend feiern!
Oftmals wird (beim phasenorientierten Projektplan) am Ende jeder Projektphase ein Meilenstein definiert. In der Software Entwicklung einer Web-Agentur könnten folgende Beispiele als Meilensteine gelten:
– Die Anforderungsdefinition ist abgeschlossen
– Das Pflichtenheft ist erstellt
– Der Software Test ist erfolgreich abgeschlossen
– Die Anwender sind geschult
– Die Produktivsetzung ist erfolgt
Im Projektstrukturplan sind die Meilensteine verzeichnet und sollten sich klar von den anderen APs unterscheiden. Sie sind passiv formuliert („ist erstellt“ statt „erstellen“), sie dauern nur einen Tag und sie können auch noch grafisch hervorgehoben werden (mit Rahmen, Hintergrund oder einem Symbol – deiner Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt).
Tipp: Eine Projektmanagement Software macht die Kennzeichnung der Meilensteine meist automatisch, sobald du eine Aktivität als Meilenstein definierst. Arbeitest du mit einer anderen Software, hast du etwas mehr händische Arbeit, bist dafür aber in der Gestaltung flexibler.
Schritt 8: Risikomanagement – Bewerte mögliche Risiken und passe ggf. die Planung an
Bei der Erstellung des Risikoplans gehst du ähnlich vor wie bei der Erstellung des Projektstrukturplans. Auch hier werden im Team die Risiken zuerst gesammelt, ohne sie zu bewerten. Dabei soll kein noch so kleines Risiko vom Tisch gewiesen werden, denn auch die kleinen Risiken können im Projektverlauf zu ernsthaften Bedrohungen anwachsen.
Liegen die Risiken vor, fehlt noch die Bewertung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung, um den Projektplan zu vervollständigen. Wie die Bewertung genau erfolgt, hängt wieder von der Komplexität des Projektes ab. In der Risikoplanung kursieren wilde mathematische Modelle, die diesen Artikel sprengen würden. Sie sind auch nur in den seltensten Fällen notwendig. In der Praxis bewährt sich die einfache Methode mit den Werten „hoch„, „mittel“ und „niedrig„. Risiken, die sowohl bei Eintrittswahrscheinlichkeit als auch bei Auswirkung mit hoch bewertet wurden, müssen zuerst behandelt werden.
Ähnlich wie bei den Aktivitäten muss bei in diesem Plan ein Verantwortlicher definiert werden, der sich des Risikos annimmt und es auf dessen Eintrittswahrscheinlichkeit beobachtet.
Schritt 9: Projekthandbuch und -dokumentation – Stelle den Informationsfluss sicher
In großen Unternehmen ist die adäquate Dokumentation von Projekten gang und gebe, um Gremien wie den Aufsichtsrat oder die interne Revision zufrieden zu stellen. Doch auch in kleinen Projekten ist eine exakte Dokumentation ein wesentliches Erfolgskriterium. Am besten erstellst du für dein Projekt einen eigenen Projektmanagement Ordner oder ein eigenes Laufwerk, auf das alle Projektmitarbeiter Zugriff haben. Darauf liegen alle wichtigen Dokumente, die in der Planung erstellt wurden und im weiteren Projektverlauf werden Statusberichte, Meeting-Protokolle, Ergebnis-Dokumente, etc. abgelegt.
Zentrales Dokument der gesamten Projektdokumentation ist das Projekthandbuch, welches in übersichtlicher Form nicht nur alle Pläne enthält, sondern auch die definierten Regeln, wie im Projekt zusammen gearbeitet wird. Personen, die neu zum Projekt hinzukommen, lesen sich das Projekthandbuch durch und wissen im Optimalfall über alle projektrelevanten Dinge Bescheid.
Feinplanung
Nachdem die grobe Projektplanung erstellt wurde, geht es an die detaillierte Planung des Projekts. Ziel der Feinplanung ist, dass alle Mitglieder des Projektteams wissen, welchen Beitrag sie zur Erreichung des Projekterfolgs leisten müssen. Darüber hinaus werden die internen Rahmenbedingungen festgelegt, um die gemeinsame Arbeit im Projekt möglichst angenehm, reibungslos und effizient zu gestalten.
Schritt 10: Arbeitspaket-Beschreibungen – Plane die Aktivitäten im Detail
Um die Teilaufgaben zu klären, die in jedem Arbeitspaket zu erbringen sind, werden so genannte Arbeitspaket-Beschreibungen erstellt. Dies übernimmt am besten gleich der jeweilige Verantwortliche. Damit stellst du sicher, dass sich der- oder diejenige gleich zu Beginn des Projektes intensiv mit seiner bzw. ihrer kommenden Aufgabe auseinandersetzt, auch wenn das Arbeitspaket erst in ein paar Monaten startet.
Bei komplexen Projekten können auch die Teilaufgaben im Arbeitspaket mit Terminen versehen werden, meist reicht aber eine Aufgabenliste. Wichtig ist auch hier, die Ziele zu definieren: Was muss erreicht sein, damit das Arbeitspaket abgeschlossen werden kann?
Sind alle Arbeitspaket-Beschreibungen erstellt, werden diese in einem gemeinsamen Meeting durchgesprochen. Dadurch wissen alle wer welche Aktivitäten durchführt und wer mit wem im späteren Projektverlauf Kontakt aufnehmen muss. Führe spätestens an diesem Punkt in der Planung noch einmal den Check durch: Hast du alle Aktivitäten im Plan, die für die Erreichung des Projektziels essenziell sind?
Schritt 11: Kritischer Pfad – Mach die Abhängigkeiten in deinem Projekt sichtbar
Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Definition von Abhängigkeiten innerhalb der Projektplanung. Instruiere deine Arbeitspaket-Verantwortlichkeiten am besten, sich gleich bei der Erstellung der Arbeitspaket-Beschreibungen auch darüber Gedanken zu machen.
Die wesentlichen Fragen bei der Definition von Abhängigkeiten sind: Welche Ergebnisse benötige ich, um mein AP überhaupt starten zu können? Und wo und von wem werden diese Ergebnisse geliefert? Im Zuge dieser Definition werden oft noch wichtige Aktivitäten aufgedeckt, die in der bisherigen Planung vergessen wurden. Umgekehrt soll auch jeder Verantwortliche wissen, wer seine „Kunden“ sind, also welche APs von den seinen abhängig sind.
Alle APs, die sich in der Kette der Abhängigkeiten befinden, liegen am so genannten kritischen Pfad. Das bedeutet, dass sich die Verschiebung der Termine in diesen Arbeitspaketen auch auf andere Arbeitspakete auswirkt. Mach dies deinem Projektteam bewusst und betone die Wichtigkeit, sofort mit dir Kontakt aufzunehmen, falls sich die Terminverschiebung eines kritischen Arbeitspaketes abzeichnet.
Schritt 12: Kapazitätenplan – Ermittle die Dauer und Kapazität der Aufgaben
In einem letzten Schritt wird auch anhand der Arbeitspaket-Beschreibungen noch einmal die Kapazität der Aktivitäten geschätzt. Jeder Verantwortliche hat eine erste Einschätzung zwar bereits im Zuge des Projektstrukturplans geliefert, doch manche Aktivitäten kamen vielleicht erst in der Detailplanung zum Vorschein. Aus diesem Grund ist eine neuerliche Schätzung von Dauer und Kosten und anschließend eine eventuelle Überarbeitung der Ressourcenplanung sinnvoll.
Tipp: Sowohl Abhängigkeiten als auch Kapazitätenplanung werden am besten ebenfalls in den Arbeitspaket-Beschreibungen dokumentiert.
Schritt 13: Kommunikationsplan – Definiere die Abstimmung in deinem Projekt
Falls in diesem Artikel noch nicht erwähnt wurde: Die Kommunikation ist der essenziellste Faktor im Projektmanagement! Deine Planung kann noch so gut sein, aber wenn in der Durchführung die Kommunikation nicht funktioniert, stehen die Chancen auf Erfolg schlecht. Aus diesem Grund ist die strukturierte Planung der Kommunikation im Projekt ebenso wichtig wie die Planung der Aktivitäten.
Tipp: Plane deine Meetings inklusive verbindlichen Terminen und Einladungen bis zu Projektende. Abgesagt oder verkürzt werden können die Meetings immer noch, falls sie nicht benötigt werden (was allerdings in den seltensten Fällen passiert).
Mindestens vier Meetings sind in jedem Projekt nötig:
1) Kick-off: Der Kick-off ist das Projektstart-Ereignis, in dem das Projektteam das erste Mal zusammen findet und von Auftraggeber und Projektleiter die Idee hinter dem Projekt, seine Ziele und sein Nutzen vorgestellt werden. Oft ist der Kick-off schon der Auftakt zum ersten Planungsworkshop, der gleich im Anschluss erfolgt. Je nach Bedeutung des Projektes für das Unternehmen sollte am Kick-off auch die Unternehmensleitung anwesend sein. Dies transportiert für das Projektteam die Wichtigkeit der anstehenden Aufgabe.
2) PL-PAG-Jour Fixe: Zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber muss eine regelmäßige Abstimmung stattfinden. Auftraggeber sind die Kunden des Projektes und daher sein wichtigster Bestandteil. Im Jour Fixe (am besten zweiwöchentlich) wird überprüft, ob das Projekt auf dem richtigen Kurs ist. Anstehende Entscheidungen können viel rascher getroffen werden, als wenn du dir immer zuerst einen Termin mit deinem Auftraggeber ausmachen musst.
Fordere dieses Meeting unbedingt bei deinem Projektauftraggeber ein! Wenn dieser dafür keine Zeit hat, stellt dies die Wichtigkeit des Projektes infrage – das kannst du ihm ruhig genau so sagen. Es wird Herausforderungen geben, die du nicht in deinem Team lösen kannst (wie zum Beispiel Ressourcenprobleme).
3) Statusmeeting: Das Statusmeeting ist das Treffen des Projektteams. In diesem Meeting kommen der Projektleiter und alle Teammitglieder zusammen, um den aktuellen Stand des Projektes zu besprechen. Anhand der APs wird von jedem Verantwortlichen berichtet, was seit dem letzten Meeting passiert ist, wo es Probleme gibt, wie diese gelöst werden können und ob der Termin halten wird. Ebenso werden allfällige Themen behandelt.
4) Projektabschluss-Meeting: Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts muss gebührend gefeiert werden. Aus dem Projektabschluss-Meeting kann also anstatt der formellen Unterschrift am Projektabschluss-Bericht zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter ruhig ein groß angelegtes Event mit Buffet und Showprogramm werden, welches die geleistete Arbeit gebührend würdigt.
All diese Meetings sind mit Datum, Uhrzeit und Ort im Kommunikationsplan festgehalten. In einer tabellarischen Übersicht enthält der Kommunikationsplan auch die Teilnehmer und die Ziele der einzelnen Meetings. Weitere mögliche Meetings, die du mit steigender Komplexität des Projektes planen solltest, sind Lenkungsausschuss (mit Unternehmensleitung), Steuerungsgruppe (mit projektfremden Fachexperten und ev. auch Kunden des Unternehmens), inhaltliche Arbeitsmeetings und Informations- und Projektmarketing-Veranstaltungen.
Tipp: Um die Pflege des Kommunikationsplans zu erleichtern, halte am besten nicht exakte Termine, sondern nur die Frequenz der Meetings fest (zum Beispiel: alle zwei Wochen von 10:00 bis 12:00 Uhr).
Projektsteuerung und Controlling
Nachdem die Planung abgeschlossen ist, geht es darum, das Projekt zu steuern. Eine wichtige Information, die du auch deinem Projektteam übermitteln solltest: Projektcontrolling bedeutet nicht Kontrolle, sondern Steuerung! Mit den Meetings und Berichten, die du im Zuge des Projektcontrollings aufsetzt, möchtest du deine Mitarbeiter nicht kontrollieren, ob sie ihre Arbeit machen. Vielmehr geht es darum, gemeinsam bei aufziehenden Problemen steuernd einzugreifen.
Projekte müssen geplant, gesteuert und kontrolliert werden
Schritt 14: Statusbericht – Behalte den Überblick über den Projektfortschritt
Als Vorbereitung für das Statusmeeting ist die Erstellung von Statusberichten sinnvoll. Hier halten die AP-Verantwortlichen zu jedem laufenden AP in kurzen Stichworten fest, was seit dem letzten Statusmeeting passiert ist, welche Aktivitäten in naher Zukunft geplant sind, welche Entscheidungen anstehen und welche Herausforderungen sich ergeben haben. Auch eine Einschätzung des Leistungsfortschritts und der Einhaltung des Endtermins soll abgegeben werden.
Die Statusberichte werden vor dem Statusmeeting an den Projektleiter übermittelt. Somit kannst du dir bereits vor dem Meeting ein erstes Bild über den aktuellen Stand machen und Hot Spots identifizieren, die im Meeting besprochen werden sollen.
Schritt 15: Statusmeeting – Behandle die heißen Themen und übernimm die Steuerung
In den Statusmeetings geschieht der Großteil des Projektcontrollings. Anhand des Projektstrukturplans und der Statusberichte wird der Fortschritt des Projektes erhoben und bestehende offene Punkte geklärt. Themen, die nicht ad hoc im Statusmeeting gelöst werden können, werden ins Auftraggeber-Jour Fixe oder zum Lenkungsausschuss eskaliert. Auch die Risiken sollten zumindest bei jedem zweiten Statusmeeting Thema sein. Generell muss in den Statusmeetings eine Stimmung herrschen, in der Probleme offen auf den Tisch gelegt werden können. Denn mit transparenter Kommunikation und Teamgeist kann jedes Projekt zum Erfolg geführt werden.
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