Prozessmodellierung

Methoden der Prozessmodellierung

Prozesslandkarten

Sie bilden die oberste Eben der Prozesslandschaft und sind somit die allgemeinste Methode zur Darstellung der Informationen. Hierbei werden alle Prozesse eines Unternehmens in einer Übersicht dargestellt, damit ein ganzheitlicher Überblick über die Unternehmensstrukturen gegeben werden kann. Durch ihren eher allgemeinen und übergreifenden Charakter dienen Prozesslandkarten eher als Einstieg und sollten wegen fehlender Detailierung durch weitere Methoden ergänzt werden.

Flussdiagramme

Die Details, welche in Prozesslandschaften fehlen, können beispielsweise durch Flussdiagramme ergänzt werden, da diese einzelne Teilprozesse abbilden und somit auf unterschiedliche Details eingehen. Innerhalb eines Flussdiagrammes können zum Beispiel Arbeits- und Geschäftsabläufe visualisiert werden. Durch die Verwendung von leicht verständlichen Symbolen werden die Inputs und Outputs des Prozesses markiert, sodass es für die Betrachter leicht verständlich ist, welche Ziele im Unternehmen verfolgt werden. Das Flussdiagramm teilt sich dabei in unterschiedliche Abschnitte bzw. Sequenzen ein, welche meist durch vertikale Linien dargestellt werden und somit eine Spalten-Optik entsteht. Hierdurch wird eine Analyse der einzelnen Teilprozesse erleichtert. Das Flussdiagramm visualisiert aber auch nur eine begrenzte Menge an Details und Informationen, weshalb auch das Flussdiagramm durch weitere Methoden ergänzt werden kann.

(Erweiterte) Ereignisgesteuerte Prozessketten ((e)EPK)

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette dient zu einer übersichtlichen Visualisierung von bestimmten Geschäftsprozessen. Dabei wird der Fokus auf Funktionen und daraus folgenden Ereignissen gelegt. Damit ist gemeint, dass einem eingetretenen Zustand (Ereignis) eine Reaktion (Funktion) folgt. Ein Beispiel wäre hier, eine eingegangene Bestellung (Ereignis): Diesem Ereignis folgt wiederum die Funktion Lagerabfrage. Wurde diese Funktion abgefragt folgt wieder ein Ereignis, welches sich in diesem Fall durch die Antwort vorhanden bzw. nicht vorhanden äußern würde. Die EPK wird häufig eingesetzt, wenn verschiedene Ebenen der Prozesslandschaft (z.B. Daten-, Organisations-, oder Funktionsebene) abgebildet werden sollen.

Prozesstabellen

Oftmals ist es aber nicht möglich bzw. sinnvoll die zu vermittelnden Prozesse graphisch darzustellen. Aus diesem Grund kann hier auf Prozesstabellen zurückgegriffen werden, um den Gesamtprozess vollständig abzubilden. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass die einzelnen Bezeichnungen konsistent zu denen im Prozessmodell sind. Das bedeutet, dass Angaben wie zum Beispiel die laufende Nummer mit der Nummer der Funktion im Prozessmodell übereinstimmen. Das Gleiche gilt für die Bezeichnungen der Funktionen, welche im Prozessmodell verwendet werden.

Business Process Model and Notation (BPMN)

Beim Business Process Model und Notation geht es darum, die Abfolge wichtiger Aktivitäten und Teilprozesse zu visualisieren, wobei auch die jeweiligen Informationsflüsse berücksichtigt werden. Ebenso wird durch das BPMN sichtbar, welche Beteiligten und deren Abhängigkeit in den einzelnen Prozessen zu finden sind. Durch über 150 definierte Symbole lassen sich auch komplexere Datenflüsse und Verbindungen darstellen, wodurch eine allgemeine Verständlichkeit der Darstellung gewährleistet werden kann. Durch die detaillierte Darstellung der Datenflüsse und der einzelnen Verantwortlichen können nicht nur der Ist-Zustand und die geplanten Vorhaben betrachtet werden, es können auch konkrete Lösungsansätze mit in das Modell eingebaut werden.

BPMN für die Prozessmodellierung

Business Process Model and Notation (BMPN) ist eine Spezifikationssprache für die Prozessmodellierung. Sie enthält spezielle Symbole für die Visualisierung der Geschäftsprozesse. Als Notationselemente werden dabei sogenannte Flow Objects, Connecting Objekts, Pools, Swimlanes und Artifakte eingesetzt. Abläufe werden in dieser Geschäftsprozessmodellierung zum Beispiel immer von links nach rechts dargestellt. So können Aktivitäten, Events und Gateways auf einer abstrakten Ebene als transparente Funktionen abgebildet werden. Auch digitale Tools für die Erstellung von Prozessmodellierungen beruhen auf dieser einheitlichen Spezifikationssprache.

Was sind die Vorteile der Prozessmodellierung?

Die Geschäftsprozessmodellierung macht die Abläufe in einem Unternehmen für Management und Kunden transparent und bietet damit die Grundlage für die Entwicklung von Lösungen bei Problemen. Prozessmodellierung zeigt Informationsflüsse, Kennzahlen und Risiken auf, die für wichtige Entscheidungen erheblich sind. Die Modellierung entdeckt Defizite, identifiziert aber auch positive Prozesse, die als Beispiele für Best Practices dienen. Mit digitalen Tools für die Analyse lassen sich die Ergebnisse einer Prozessmodellierung optimieren. Auf der Grundlage bestehender Prozesse entwickelt das Management Soll-Prozesse, für die sich ebenfalls die Visualisierung mit den Mitteln der Prozessmodellierung anbietet.

Ist- und Soll-Prozesse

So hilfreich die Prozessmodellierung für ein Unternehmen auch ist: Studien zeigen, dass viele Modellierungen nur deshalb erstellt werden, um Qualitätsmanagement-Zertifikate zu erhalten. Dieses eindimensionale Ziel hilft dabei letztlich aber nicht, um Abläufe im Unternehmen zu optimieren. Denn die Soll-Prozesse werden dabei vernachlässigt. Soll-Prozesse sind zukunfts- und lösungsorientiert und werden daher von den Mitarbeitern häufig als motivierender wahrgenommen als Ist-Darstellungen. Zudem sind diese an Idealvorstellungen orientierten Prozesse zumeist konsistenter und schlüssiger als Ist-Prozesse.