Stückliste

Stücklisten richtig anwenden – so geht’s

Als produzierendes Unternehmen hast du kaum eine andere Wahl, als Stücklisten zu verwenden, wenn du sichere und fehlerfreie Prozesse gewährleisten möchtest. Selbstverständlich muss dies in der heutigen Zeit softwaregestützt erfolgen. Im Optimalfall ist eine Stückliste hierbei von allen Prozessbeteiligten gleichermaßen und sinnvoll nutzbar. Ursprung der Liste ist meist die Konstruktionsabteilung. Die Erstellung erfolgt in mehreren Schritten, die wir nachfolgend kurz vorstellen möchten.

Schritt 1: Einzelteile anlegen

Die Basis jeder Stückliste bilden die Einzelteile bzw. Rohstoffe, welche in ein Erzeugnis einfließen. Beginne also zunächst damit, sämtliche Teile in deiner Software anzulegen und mit allen relevanten Informationen zu versehen. Zum Beispiel:

• Abmessungen
• Mengeneinheit
• Gewicht
• Preise
• Bezugsquellen usw.

Je sauberer du bei diesem Schritt arbeitest, desto leichter ist die Erstellung der späteren Stückliste.

Schritt 2: Stücklistenart definieren

In welcher Form du deine Stücklisten aufbauen bzw. darstellen solltest, hängt stark von der Komplexität deiner Produkte ab. Sobald dein Enderzeugnis aus mehreren Baugruppen zusammengesetzt wird, empfiehlt sich eine Anwendung von Baukastenstücklisten. Du erstellst hierbei für jede Baugruppe eine eigene Stückliste, welche du dann in der übergeordneten Stückliste des Endprodukts verwenden kannst. Alternativ kannst du eine Strukturstückliste nutzen, welche jedoch bei vielen Produktionsebenen schnell unübersichtlich wird.

Produzierst du hingegen Erzeugnisse, die aus wenigen Komponenten oder ausschließlich aus Einzelteilen hergestellt werden, ist eine einfache Mengenstückliste ausreichend.

Schritt 3: Form der Stückliste festlegen

Eine Stückliste sollte stets einer einheitlichen Form entsprechen, damit alle Beteiligten problemlos mit ihr arbeiten können. Lege zunächst die Kopfdaten (z. B. Aufbau der Stücklistennummer, Erstellungsdatum, Zeichnungs-Nummer etc.) fest. Auch der Aufbau der Positionsdaten, sprich der einzelnen Spalten, muss klar definiert sein. Mindestens müssen sie die Einzelteile (inklusive Materialnummer) mit der jeweils benötigten Menge (mit Mengeneinheit) enthalten.

Weitere sinnvolle Zusatzangaben sind die Artikelbezeichnung, der Verweis auf eine Zeichnungs-Nummer oder auch Hinweise auf Ersetzungen und Gültigkeitszeiträume. Je nach Betrachter ist außerdem eine variable Sichtweise denkbar, die folgende Informationen enthalten kann:

• Beschaffungsschlüssel (z. B. Zukaufteil oder Eigenfertigung?)
• Materialstatus
• Gewicht je Einheit
• Lagerort des Materials
• Lieferant des Materials und Einkaufspreis
• Buchhaltungsdaten (Materialkonto, Kostenträger, gleitenden Durchschnittspreis etc.)

Schritt 4: Verteiler für die Stückliste festlegen

Stücklisten können in vielerlei Bereichen eines Unternehmens Anwendung finden. Stelle die Überlegung an, welche Empfänger in deinem Fall für die neu erstellte Stückliste relevant sein könnten. Häufige Anwendungsfälle sind:

Absatzplanung:

Stücklisten unterstützen hier die Prognose möglicher Absatzmengen sowie die Preiskalkulation.

Produktionsplanung:

Hier werden Stücklisten dazu verwendet, um aus der Absatzplanung Produktions- und Zeitpläne zu erstellen. Handelt es sich um eine auftragsbezogene Fertigung, so sollten Auftragsstücklisten (Fertigungsstücklisten) Anwendung finden, die neben den allgemeinen Daten auch den Auftraggeber, Auftragsnummer, Termine und das Auftragsvolumen enthalten.

Einkauf:

Bei den Beschaffungsaktivitäten unterstützen Stücklisten die Ermittlung der benötigten Kauf- bzw. Fertigungsteile für die Produktion. Weiterhin kann sie der Einkauf dazu nutzen, die rechtzeitige Verfügbarkeit der Teile zu sichern.

Kostenrechnung:

Kostenrechner können anhand der Stückliste die benötigten Mengen errechnen, diese dann mit den Einkaufspreisen multiplizieren und so die Produktions- bzw. Beschaffungskosten ermitteln.

Schritt 5: Regelmäßige Updates durchführen

Sowohl das Endprodukt an sich als auch einzelne Komponenten einer Stückliste können im Zeitverlauf Änderungen unterliegen. Das klassische Beispiel ist, dass ein Einzelteil durch einen Nachfolger ersetzt wird. Bei guter ERP-Software greifen diese Ersetzungen und auch andere Änderungen an Materialdaten automatisch auch in den vorhandenen Stücklisten. Kann dies deine Software nicht leisten, musst du regelmäßig manuell überprüfen, ob deine Stücklisten noch aktuell und sämtliche Einzelteile verfügbar sind.

Was sind mögliche Risiken bei einer falschen Anwendung von Stücklisten?

Wie schnell und effizient ein Produktionsauftrag umgesetzt werden kann, hängt entscheidend von der Qualität der Stückliste und ihrer Inhalte ab. Ungenaue Beschreibungen der Bauteile verursachen einen erhöhten Klärungsaufwand zwischen dem Ersteller der Stückliste und den beteiligten Mitarbeitern.

Falsche Mengenangaben verzerren die gesamte Kalkulation, stören oder unterbrechen die Produktion, können die Nichtverfügbarkeit von benötigten Artikeln verursachen und somit zu einer ganzen Verkettung von Problematiken führen. Gleiches gilt für veraltete Stücklisten, die möglicherweise auch mit überholten Zeichnungen verknüpft sind.

Die Empfehlung lautet daher ganz klar:

Bereits von Beginn an (z.B. im Konstruktionsbereich) muss bei der Erstellung der Stückliste äußerst gewissenhaft vorgegangen werden. Gleiches gilt für die Beschreibung der enthaltenen Einzelteile und Baugruppen. Wirst du dennoch von Mitarbeitern auf inhaltliche Fehler hingewiesen, korrigiere diese im Optimalfall sofort. Nicht zuletzt sollte außerdem eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung aller vorhandenen Stücklisten erfolgen.

Stücklisten im PPS- und ERP-System

Stücklisten sind eine zentrale Komponente der Produktionsplanung und -Steuerung im Unternehmen. Moderne PPS- bzw. ERP-Systeme bieten daher umfangreiche Möglichkeiten zur Erstellung, Bearbeitung und Darstellung von Stücklisten. Vorteilhaft ist hierbei, dass auf vorhandene Stammdaten wie Materialien, Arbeitsgänge und Baugruppen zurückgegriffen werden kann. Im Optimalfall lassen sich zudem alle relevanten Dokumente wie Zeichnungen und Konstruktionshinweise mit der Stückliste verknüpfen.

Wichtig ist darüber hinaus die Option, Stücklisten importieren und exportieren zu können. Beim Import sind häufig Daten aus einem vorgelagerten CAD-System (z. B. AutoCAD), das von der Konstruktion eingesetzt wird, relevant. Auch der Datenexport kann notwendig sein, um eine weitere Bearbeitung im Unternehmen außerhalb des ERP- oder PPS-Systems zu realisieren.

Die Verknüpfung von Stücklisten und Arbeitsplänen im System ermöglicht es in Summe, benötigte Ressourcen exakt zu planen. Zudem ist es möglich, die voraussichtlichen Kosten bereits im Vorfeld detailliert aufzuschlüsseln. Nicht zuletzt vereinfachen vorhandene Stücklisten die Anlage von Produktionsaufträgen, da die zugeordneten Materialien automatisch übernommen werden können.