Vertragsmanagement

Vertragsmanagement oder auch Contract Management erfasst alle Prozesse der Vertrags-Abwicklung innerhalb eines Unternehmens. Dies beginnt schon bei den Vertragsverhandlungen. Vertragsmanagement ist ein zusammenfassender Begriff für sämtliche Tätigkeiten, die mit der Entstehung und der Ausführung von Verträgen zu tun haben.

Vertragsmanagement gilt als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Betriebes und ist ein wichtiges Aufgabengebiet des Projektmanagements. Einzelne Projekte können auf einer Vielzahl von zusammenhängenden Vereinbarungen bestehen, die jeweils unterschiedliche Gesichtspunkte eines Projekts betreffen. Die aus diesen Verträgen resultierenden Verpflichtungen, Chancen und Rechte zu überwachen ist Aufgabe des Vertragsmanagements.

Vertragsmanagement sammelt jedoch auch Informationen, auf deren Grundlage eine Risikobewertung möglich ist.

Vertragsmanagement lässt sich daher grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen:

• Vertragsverwaltung (hauptsächlich Vertragsausführung)
• Vertragscontrolling (hauptsächlich Risikobewertung)

Vertragsverwaltung

Zur Vertragsverwaltung gehören typische Aufgaben wie die Archivierung der Dokumente sowie die Gewinnung und Strukturierung von Informationen, die für einen Vertrag wichtig sind. In diesem Zusammenhang spielen auch gesetzliche Verpflichtungen eine Rolle, die eingehalten werden müssen.

Eine Vertragsverwaltung ist immer nur so gut wie die Struktur, die dahinter steht – und diese wird zu einem wesentlichen Teil von der Vertragsmanagement-Software bestimmt.

Typische Aufgaben der Vertragsverwaltung sind beispielsweise:

• der Vergleich von Angeboten
• die Entwicklung von Vertragsentwürfenauf Basis der Angebote und Vertragsverhandlungen
• eine detaillierte Prüfungder Verträge und Dokumente
• die Kontrolle der Vertragserfüllung
• die Erstellung einer übersichtlichen Darstellung zu den wichtigsten Bestandteilendes Vertrags – als Arbeitsgrundlage für alle Abteilungen, die mit Aufgaben aus dem Vertrag beschäftigt sind,
• die Fristen- und Terminüberwachung
• die Archivierung
• eine korrekte Rechnungserstellung(auch für die automatische Erstellung bei wiederkehrenden Rechnungen).

Vertragscontrolling

Beim Vertragscontrolling werden Informationen gesammelt, die auch für die Verwaltung von Verträgen wichtig sind, aber insbesondere den Schluss auf Risikobewertungen zulassen.

Bei der Frage, welche Art von Kontrakten lukrativ für ein Unternehmen sind oder welche Vertragspartner in der Regel für einen guten Umsatz sorgen, sind die im Vertragsmanagement strukturiert vorliegenden Daten eine große Hilfe. Statistiken auf Grundlage der vorliegenden Informationen bieten die Basis für die Abschätzung verschiedener Risiken. Sie können behilflich sein bei der Frage, ob neue Verträge geschlossen werden, welcher Art diese Verträge sein oder mit welchen Vertragspartnern diese abgeschlossen werden sollen.

Die typischen Fragestellungen im betrieblichen Alltag, die das Vertragscontrolling beantworten kann, sind zum Beispiel folgende:

❓ Wer sind die wichtigsten Vertragspartner des Unternehmens?

❓ Welches Umsatzpotenzial pro Vertragspartner ist im Jahr gegeben?

❓ Aktuelles Verhältnis Neukunden zu Bestandskunden

❓ Werteinschätzung der aktuell laufenden Verträge

❓ Einschätzung der Chancen und Risiken für jeden Vertragspartner bzw. jeden Vertrag

Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?

Vertragsmanagement ist ein Bestandteil des Management Risk Controllings (MRC). Dies ist eine zentrale Sicherheitsmaßnahme, die eine gute Entwicklung der Unternehmensprojekte absichern soll. Als Teil des internen Kontrollsystems eines jeden Unternehmens ist das MRC notwendig, um gesetzliche und betriebswirtschaftliche Aufgaben zu meistern.

➜ Ziele des MRC sind die Kontrolle und die Reduzierung von finanziellen Risiken. Die strukturierte Aufbereitung von Informationen, die den Kernbereich der unternehmerischen Tätigkeit betreffen (also auch Informationen zu Geschäftsverträgen), gehört zum internen Kontrollsystem eines jeden Betriebes.

Was beinhaltet das Vertragsmanagement?

Dokumente archivieren, Verträge überwachen, Verhandlungen und Vertragsänderungen beobachten – all dies sind die Aufgaben eines guten Vertragsmanagements mit entsprechender Vertragsmanagement-Software. Bei einem guten Vertragsmanagement steht die zentrale Vertragsakte im Mittelpunkt.

Und aus dieser ergeben sich die folgenden Aufgaben:

☑ Fristenüberwachung

☑ Recherche

☑ Liquiditätsplanung

☑ Revisionssichere Archivierung

☑ Daten aus der Vertragsakte können als Informationsgrundlage für weitere Risikoabschätzungen (Vertragscontrolling) verwendet werden.

Welche Vorteile hat das Vertragsmanagement?

Vorteile

Professionelles Vertragsmanagement spart Zeit und setzt Ressourcen frei. Die auf der Grundlage eines intelligenten Vertragsmanagements gewonnenen Informationen liegen in strukturierter Form vor und können als Basis für neue Einschätzungen dienen.

! Intelligentes Vertragsmanagement kann vor allem Kosten sparen – Kosten, die entstehen, wenn Fristen oder vertragliche Pflichten übersehen werden oder betriebswirtschaftliche Entscheidungen getroffen werden, die sich später als falsch herausstellen: Man hätte bei entsprechender Sachkenntnis aufgrund einer durchdachten Verwaltung von Verträgen anders entschieden.

Risiken

Ein nicht vorhandenes oder fehlerhaftes Vertragsmanagement kann für ein Unternehmen negative Folgen haben.

! Denn wer seine Verträge nicht vollständig unter Kontrolle hat und bei der Verwaltung der Verträge Fehler macht, kann Geld verlieren – manchmal sogar sehr viel Geld.

Beispiele:

• Mietverträge über Büroräume, Leasingverträge

✗ Kündigungsfristen werden übersehen, weil der sonst dafür zuständige Mitarbeiter aus der Firma ausgeschieden ist.

➜ Die Folge: Der Mietvertrag verlängert sich automatisch, obwohl ein Umzug ins Auge gefasst wurde.

✗ Bei Leasingverträgen werden lange Laufzeiten und damit eine preisgünstigere Kaufoption übersehen.

• Gesetzliche Vorschriften

✗ Melde- und Kontrollpflichten werden übersehen.

✗Fristen werden nicht eingehalten.

• Allgemeine Verträge

✗ Schwieriges Auffinden der Dokumente

✗ Ungleicher Informationsstand in den einzelnen Abteilungen und bei den Mitarbeitern im Unternehmen

✗ Vertragliche Fristen werden versäumt.

✗ Inhaltliche Risiken von Verträgen werden nicht erkannt.

Welche Unternehmens-Abteilungen können welche Arten von Verträgen im Vertragsmanagement verwalten?

Das Vertragsmanagement mit einer leistungsfähigen Vertragsmanagement-Software dient vor allem dazu, die Abwicklung von Verträgen innerhalb eines Unternehmens (Vertragsverwaltung) zu optimieren. Ein gutes Vertragsmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass beispielsweise nicht zwei Abteilungen innerhalb eines Unternehmens mit derselben Angelegenheit beschäftigt sind.

Die erfolgreiche Vermeidung von Mehrfacharbeiten ist ein wichtiger Faktor, um kostenintensive überflüssige Arbeitsprozesse zu vermeiden. Die Zeit für das Aufsuchen von Dokumenten wird verkürzt, wenn eine zentrale Datenhaltung im Rahmen des Vertragsmanagements eingeführt wird.

Zu einem funktionierenden Vertragsmanagement gehört es auch, dass eine strukturierte Darstellung der wesentlichen Inhalte eines jeden Vertrags für alle Abteilungen zur Verfügung steht. Auch so kann Zeit bei der Verwaltung von Verträgen einspart und überflüssige Prozesse können vermieden werden.